BIGアクリルグッズ
- 展示会ノウハウ
【保存版】展示会出展で事務局への申請が必要な全項目チェックリスト
公開日 2026.01.30 ／更新日 2026.02.03
しかも、申請項目は多岐にわたり「どれが必須で、どれが任意なのかわからない」「申請漏れがないか不安」という声も少なくありません。
実際、申請を忘れると当日ブース内で電気が使えなかったり、予定していた実演ができなくなったりと、取り返しのつかない事態になることもあります。
そこでこの記事では、展示会出展で事務局への申請が必要な項目を「全社必須」「該当企業のみ」といったカテゴリーごとに整理しました。
チェックリストとして活用いただければ、申請漏れを防ぎ、安心して本番を迎えることができます。出展準備を進める際に、お役立てください。
もし「申請の確認や提出に追われそう」「漏れなく進める自信がない」と感じているなら、申請業務をまとめて任せる方法もあります。
スグラク展示会では、ブースの準備とあわせて、事務局への各種申請手続きも代行可能です。
申請の負担を減らし、当日の集客と商談に集中したい方は、以下よりスグラク展示会のサービス内容をご確認ください。
Contents
展示会出展で事務局への申請が必要な全項目チェックリスト
| 項目 | 全社必須 | 該当企業のみ |
| 電灯・電力工事申し込み | ○ | |
| 出展社バッジ登録 | ○ | |
| 搬入出車輌証の発行 | ○ | |
| レンタル装飾申し込み | ○ | |
| 追加装飾申し込み | ○ | |
| レンタル備品申し込み | ○ | |
| インターネット接続サービス申し込み | ○ | |
| 来場者バッジ読取り用端末レンタルサービス申し込み | ○ | |
| レンタルPC機器申し込み | ○ | |
| レンタルプレゼンテーション機器（AV機器）申し込み | ○ | |
| 床面工事申請 | ○ | |
| ピット図の依頼 | ○ | |
| 水道配管工事申し込み | ○ | |
| エアー供給申し込み | ○ | |
| 小間内清掃・残材収集申し込み | ○ | |
| 天井構造申請 | ○ | |
| 出展製品および実演に関する危険物持込貯蔵・取扱申請 | ○ | |
| 火気使用申請 | ○ | |
| 裸火の使用申請 | ○ | |
| 水素持込・使用申請 | ○ | |
| 車両などの展示・実演に関する申請 | ○ | |
| 重量物の展示に関する事前連絡・協議 | ○ | |
| 動物の持ち込み・展示に関する事前相談 | ○ | |
| 残業届の提出 | ○ | |
| 優先搬出車輌チケットの入手 | ○ | |
| 写真撮影・ビデオ撮影の許可申請 | ○ | |
| 試飲・試食の実施に関する手続き | ○ |
展示会に出展する際は、会場の安全やインフラを確保するために、多くの申請をおこなう必要があります。
これらの手続きは、日本の主要な展示会（主催：RX Japanなど）では、ほぼ共通の仕組みになっています。
期限までに正しく申請を行わないと、当日に電気が使えなかったり、荷物を運び込めなかったりする事態になりかねません。
この記事では、申請を「全社必須」と「該当企業のみ」に分け、何をいつ準備するべきかを整理して紹介します。
【全社必須】出展にあたり必ず必要な申請
どのようなブースでも、全出展社が対応する基本の手続きがあります。
| ・電灯・電力工事申し込み |
これらの手続きを怠ると、当日会場に入れなかったり、ブース内で電気が使えなくなったりする恐れがあります。早めに準備を進めておきましょう。
電灯・電力工事申し込み
ブースのなかで照明をつけたり、パソコンやモニターなどの電子機器を使ったりする場合には、この申請が必ず必要です。
自社で装飾をおこなう場合はもちろん、主催者が用意するレンタル装飾を利用する場合でも、電力の追加や変更があるときには必ず提出してください。
申請時には、使用する電力容量（kW）を正確に把握しておく必要があります。
ブース内で使用するすべての機器の消費電力を合算し、余裕を持った容量で申請することが大切です。
申請容量が不足すると、会期中にブレーカーが落ちてしまい、デモンストレーションや照明が止まってしまうリスクがあります。
出展社バッジ登録
展示会場への入場に必要な、出展社用バッジの登録です。
商談促進サイトにて登録し、出力する必要があります。バッジがないと会場に入場できないため、出展スタッフ全員分を事前に登録しておきましょう。
当日の受付で時間を取られないように、余裕を持って準備しておくことをおすすめします。
搬入出車輌証の発行
展示物や資材を会場に運び込む車には、専用の車輌証が必要です。
出展社専用サイトより出力し、車輌1台につき1枚用意する必要があります。
搬入・搬出の時間帯は混雑するため、車輌証を忘れると会場周辺で待機することになります。
運送業者に依頼する場合は、事前に必要枚数を伝えて車輌証を渡しておきましょう。
【該当企業のみ】装飾・備品・インフラ関係の申請
ブースの形や運営の方法によって、追加で必要になる手続きがあります。
特に自社で装飾会社を手配する場合や、インターネット環境を整えたい場合は申請漏れがないよう注意が必要です。
|
自社の出展計画に合わせて、必要なものを選んで申請してください。
レンタル装飾申し込み
主催者が用意する装飾パッケージを利用したい場合の申し込みです。壁パネル、カーペット、社名板、照明などがセットになっています。
初めて出展する企業や、装飾の手間を減らしたい場合におすすめです。
追加装飾申し込み
レンタル装飾を申し込んだ企業が、さらに壁を増やしたり照明を追加したりする場合に必要な手続きです。
基本のセットだけでは足りない部分を、自社の希望に合わせて補うことができます。
たとえば「壁面を増やしたい」「特別な照明を追加したい」といった要望があるときに利用します。どこに何を追加するのかを明確にして、正確に申請してください。
レンタル備品申し込み
テーブル、椅子、カタログスタンドなど、ブース内で使用する什器類をレンタルする場合の申し込みです。
自社で備品を用意するなら不要ですが、搬入の手間や運搬費、保管の負担も含めて比較することが大切です。
来場者対応に必要な席数、商談スペースの広さ、カタログの置き場などを先に決め、その条件を満たす備品構成を考えると無駄が減ります。
備品の不足は接客の質に直結するため、人数と導線に合わせた準備が重要です。
インターネット接続サービス申し込み
ブース内でインターネット接続が必要な場合、専用の接続サービスを申し込みます。
会場の公衆Wi-Fiは利用者が多く、速度や安定性にばらつきが出やすいため、デモ品質を守るなら専用回線の申し込みを推奨します。
インターネット接続サービスは工事が必要なため、利用が決まったら早めに申請をおこないましょう。
来場者バッジ読取り用端末レンタルサービス申し込み
来場者のバッジをスキャンして、名刺情報をデータとして保存する端末のレンタルです。
紙の名刺を交換するよりも効率的に情報管理ができ、展示会後のフォローもスムーズになります。
端末の導入台数が少ないと行列ができて接客が滞るため、想定来場数とブースの忙しさに合わせて申し込みをしてください。
レンタルPC機器申し込み
ブース内で、デモンストレーションや資料表示に使用するPCをレンタルする場合の申し込みです。
自社のパソコンを持ち込む場合は不要ですが、レンタルPCにはトラブル時にサポートを受けられる利点があります。
レンタルする場合は、使用ソフトや必要スペック、接続機器（モニターや周辺機器）を事前に整理し、動作確認の時間も確保しておくと安心です。
レンタルプレゼンテーション機器（AV機器）申し込み
プロジェクター、モニター、音響機器などをレンタルする場合に必要な手続きです。
製品紹介の動画を流したい、プレゼンテーションをおこないたいといった場合に申請
します。
モニターのサイズや設置場所を考慮して、適切な機器を選んでください。
会場によっては音量上限が決まっている場合もあるため、周りのブースの迷惑にならないよう、音量のルールも守って利用しましょう。
床面工事申請
床面工事申請は、ブースの床にボルトなどを打ち込んで固定する場合に必要な申請です。
重量物を固定する際や、特殊な展示物を設置する際に申請します。
会場の床を傷つけないよう、事前に工事内容の承認を得る必要があります。
無断でおこなうと問題になるため、必ず手続きを行ってください。
ピット図の依頼
床面工事などをおこなう際、地下ピット（配管や配線が通る空間）の位置確認が必要になることがあります。
その場合に依頼するのがピット図です。
ピットの上にアンカーを打つなどの工事をしてしまうと、会場設備を損傷し、重大なトラブルになります。
ピット図の取得には時間がかかることもあるため、申請の締切だけでなく、装飾会社の図面確定時期から逆算して手配してください。
水道配管工事申し込み
飲食の実演や、水を使う製品のデモンストレーションをおこなう場合、水道配管工事の申し込みが必要です。
この申し込みには、給水と排水の配管をブースまで引き込む工事が含まれます。
水回りは当日追加が難しく、準備が遅れると実演そのものができなくなります。
デモが集客の中心になる場合は、最優先で申請を進めてください。
エアー供給申し込み
圧縮空気を使う機械や設備をデモする場合、エアー供給の申し込みが必要です。
エアー配管は安全面の配慮も必要で、ホースの取り回しや転倒防止、騒音対策も考えなければなりません。
供給設備が整わないとデモが成立しないため、必要な空気圧や使用量を正確に確認し、漏れなく手続きを済ませましょう。
小間内清掃・残材収集申し込み
会期中のブースの掃除や、撤去時のゴミ処理を依頼する申し込みです。
自社で清掃スタッフを手配するなら不要ですが、会期中は来場者対応が優先になり、清掃が後回しになりやすくなります。
床にゴミが落ちている、カタログが散らかっているといった状態は、ブースの印象を下げ、商談にも影響します。
当日のスタッフの負担を減らし、接客に集中したい場合は申し込みをしておくと安心です。
天井構造申請
ブースに天井を設ける場合、天井構造申請が必要です。
消防法や会場ルールに沿って、天井の構造や材質、避難経路の確保などが審査されます。
規定が厳しく承認までに時間がかかるため、天井を付けたい意図がある場合は余裕をもって申請しましょう。
【該当企業のみ】特殊な実演・展示物に関する申請
火を使ったり、危険物を持ち込んだりする特殊な展示には、個別の申請が必須です。
ここでは、危険物や火気、重量物、動物など、特殊な展示物や実演に関する申請を紹介します。
|
もし申請が漏れていると当日になって実演が中止される恐れがあるため、該当する内容がある場合は必ず申請しましょう。
出展製品および実演に関する危険物持込貯蔵・取扱申請
ガソリン、軽油、高圧ガス、プロパン、水素などの危険物を会場に持ち込む際に必要な申請です。
消防法にもとづく厳格な審査があり、持ち込む物の種類・量だけでなく、保管方法や取扱手順まで詳細に記載します。
危険物を扱う展示は来場者の関心を集めやすい一方で、申請が通らなければ実演できません。
専門的な内容になるため、技術担当者と協力して正確な書類を作成しましょう。
火気使用申請
調理実演や加熱が必要なデモンストレーションをおこなう場合、火気使用の申請が必要です。
ガス設備、カセットコンロ、電気フライヤーなどが対象になり、会場側が安全性を確認します。
申請では使用機器の種類、設置位置、使用時間、周囲の可燃物対策などだけでなく、併せて消火器の設置や防火対策も求められます。
「少し使うだけだから」と判断せず、熱を発する機器を使うなら必ず事務局に相談してください。
裸火の使用申請
裸火の使用申請は直接的な炎、火花、または400度以上の高温になる発熱部をともなう実演をおこなう場合、使用申請が必須です。
溶接のデモや高温処理を見せる展示などが該当し、通常の火気よりさらに厳しい基準で審査されます。
展示会場によっては使用そのものが禁止されている場合もあるため、事前に確認しましょう。
仮に許可が得られたとしても、当日に消防署の検査が行われることもあります。安全対策を完璧に整えた上で、手順どおりに申請を進めてください。
水素持込・使用申請
水素を使用する製品の展示や実演を行う場合、専用の申請が必要です。
近年、燃料電池車など水素関連技術の展示が増えている背景から、個別の申請書が設けられています。
申請では、持ち込む水素の形態、保管方法、使用手順、漏えい検知や換気の考え方など、安全管理の説明が必須です。
水素は取り扱いのルールが厳格で、会場によって条件も異なります。展示内容が水素に関わる時点で、早めに主催者へ確認し、必要書類と運用条件を確定させてください。
車両などの展示・実演に関する申請
自動車やバイクなどを展示し、エンジンをかけたり充電したりする場合に必要な申請です。
燃料による火災の危険や、排気ガス、騒音への対策が求められます。
ただ車両を置いておくだけの場合でも、燃料の抜き取りなどのルールがあるのが一般的です。
車両展示は来場者の目を引く方法ですが、その分守るべき決まりも多いです。
主催側の指示をよく読み、安全を確保して展示をおこないましょう。
重量物の展示に関する事前連絡・協議
床耐荷重制限に近い製品を展示する場合は、事前の連絡や協議が必要です。
会場の床には耐荷重の上限があり、一般的に1平方メートルあたり500kg〜1,000kg程度の基準が示されることがあります。
もし無断で設置して床を傷つけると修理費用を請求されることもあるため、大型機械など重量物を展示する場合は、事前に主催者と協議し、補強が必要かどうかを確認しましょう。
動物の持ち込み・展示に関する事前相談
展示会に動物を持ち込む場合は、事前相談が必須です。
動物がいると来場者の関心を集めやすい一方で、衛生管理や鳴き声への対策、アレルギー対応など、確認すべきことが多くあります。
また動物愛護の観点からも、適切な環境が整っているかチェックされます。
展示会の種類によっては持ち込みが禁止されていることもあるため、早めの確認が大切です。
来場者が安心して楽しめるよう、事務局と協力して準備を整えましょう。
【該当企業のみ】搬入出・現場作業に関する申請
設営や撤去をスムーズに進めるために必要な事務手続きもあります。
|
これらを活用することで、現場での無駄な待ち時間やトラブルを減らせます。
設営から撤去までの流れをイメージして、必要な項目を確認していきましょう。
残業届の提出
通常の搬入時間は夕方までに設定されていることが多く、午後8時以降も作業を続ける場合は残業届の提出が必要です。
残業届の提出を忘れると、会場の電気が消されたり、作業を止められたりします。
また、追加の電気代や人件費が発生することもあるため、なるべく時間内に終わるのが理想です。
どうしても作業が長引くことがわかったら、早めに事務局へ届けてください。
優先搬出車輌チケットの入手
展示会最終日の撤去時に優先的に車を会場へ入れたい場合は、優先搬出車輌チケットの入手を検討しましょう。
最終日の撤去は多くの出展社が一斉に動くため、会場周辺が混雑し、車両の待機が長くなりがちです。
優先チケットがあると、指定時間帯に優先的に車両を入れられ、搬出を進めやすくなります。
ただし、1社につき1車輌のみなど制限がある場合があるため、どの車両を優先するかを決めておきましょう。
写真撮影・ビデオ撮影の許可申請
自社の小間以外を撮影する場合や、報道取材を受け入れる場合は、写真撮影・ビデオ撮影の許可申請が必要になることがあります。
記録用に自社ブース内を撮影するのは基本的に自由ですが、他社ブースや会場全体を映す撮影は知的財産権や肖像権に配慮する観点から事前に許可が必要です。
三脚を立てて通路をふさぐような撮影も、事前相談が求められます。トラブルにならないよう、ルールを守って記録を残しましょう。
試飲・試食の実施に関する手続き
食品・飲料関連の展示会で試飲・試食を提供する場合、保健所への届出や許可が必要です。
展示会場の所在地の保健所に事前相談し、求められる手続きを確認します。
たとえば東京ビッグサイトなら江東区の保健所が窓口です。
加えて、食品衛生責任者の配置や調理設備の基準、提供方法などの基準を満たさなければいけません。
提供したいメニューと調理工程を早めに確定し、必要な設備や運用を会場ルールに合わせて整えましょう。
面倒な事務局への申請もスグラク展示会なら丸ごと代行可能
ここまで、事務局への申請が必要な項目をお伝えしましたが「正直、どれが自社に当てはまるかわからない」「手続きが複雑で自社でできるか不安」という方も多いのではないでしょうか。
そのような方は、スグラク展示会へご相談ください。スグラク展示会は、3つのパックから選ぶだけで、ツール制作から施工・撤収までまるっと完結できるサービスです。事務局への各種申請もまとめて代行可能です。
「とりあえず話を聞いてみたい」というご状況でも問題ありません。以下のリンクからお気軽にご相談ください。
事務手続きをプロに任せて、当日の接客・集客に集中しよう
申請作業は「できて当たり前」と見なされやすい一方で、項目数が多く、期限も重なり、担当者の時間を大きく奪います。
その結果、接客の練習、デモの改善、配布物やノベルティの準備といった、本来の成果に直結する準備が疎かになっては本末転倒です。
事務局への申請はスグラク展示会に任せて、皆さんは自社にしかできない「売るための準備」に注力しませんか？
この記事に関するタグ
会員登録/ログイン