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展示会に出展するなら案内メールを送るのがおすすめ
展示会に出展するなら、案内メールの送信が効果的です。
案内メールを送れば、既存の顧客や見込み顧客など展示会に来てほしいターゲットに直接情報を届けられます。
展示会に参加するメリットや出展内容などを伝えれば、ターゲットの興味を引き、参加者数の向上を狙えます。
また、自社の出展を周知できるのでブースに立ち寄る来場者を増やせるうえ、予約をしてもらえばブースを訪れるおおよその人数の把握も可能です。
ブースを訪問する人数がわかれば、用意すべき販促物の数やスタッフの人数の目安がわかるというメリットもあります。
なお、メールと手紙のどちらを送るか迷っているなら、以下の理由からメールを推奨します。
- ・一斉送信ができるので、時間と労力を節約できる
- ・郵送の費用がかからないため、コスト削減になる
展示会の案内メールを送り、自社ブースに来場者を集めましょう。
展示会の案内メールに書く内容
展示会の案内メールには、以下を記載します。
展示会の案内メールに書く内容
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まずは、日時・場所・交通アクセスなど展示会の基本的な情報に加え、会場内のどこに自社ブースを出展しているかを記載します。
ブースの位置を伝えないと、来場したにもかかわらずブースを見つけられないまま、訪問してもらえない恐れがあるためです。
来場特典も伝えると、ブースに立ち寄るメリットができ、足を運んでもらえる可能性があります。
また、展示会によっては参加費が必要な場合もあるため、参加費の有無や料金も記載しましょう。
展示会の来場予約の方法や、自社ブースでの個別相談・商談などの予約方法も載せ、予約フォームがある場合はURLを貼ります。
メールの最後のほうでは、不明点や質問があった際に読者がすぐ質問ができるよう、問い合わせ先を掲載すると親切です。
案内メールを作成する際には上記7つの項目を入れ、ほかに伝えたい情報があれば追加しましょう。
次の項から、実際の例文を紹介します。
【例文】展示会のご案内メールや招待状のテンプレート
ここからは、展示会のご案内メールや招待状のテンプレートを以下のとおり紹介します。
【例文】展示会のご案内メールや招待状のテンプレート
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順に見ていきましょう。
例1.メールの例文
| 件名: 【〇月〇日開催】最新トレンドがわかる！〇〇展示会に××（自社名）が出展します 〇〇株式会社 〇〇様 平素よりお世話になっております。 このたび、弊社では以下のとおり展示会に出展する運びとなりました。 最新技術や製品を体験いただける機会となっておりますので、ぜひご来場賜りますようお願い申し上げます。 【概要】 ・日時: 〇〇年〇月〇日（水）10:00～17:00 ・場所: 〇〇ホール （〒〇〇-〇〇〇 東京都〇〇区〇〇〇） ・アクセス：〇〇駅から徒歩3分 ・ブース：小間番号〇〇（入口の右手すぐ） ・内容: 新商品の展示・実演、特別講演、ノベルティ配布 ・参加費：〇〇円 【ご来場特典】 事前登録のうえ来場された方にノベルティをプレゼント！ ▼お申し込みは以下のリンクからお願いいたします 事前登録フォームはこちら 皆さまのご来場を心よりお待ちしております。 －－－－－－－－－－－－－－－－－ お問い合わせ先 株式会社〇〇 宣伝部 〇〇 Mail：info@example.com TEL：123-456-7890 －－－－－－－－－－－－－－－－－ |
メールの場合はURLを記載できるので、以下のように読者にとって必要なURLを載せましょう。
- ・来場予約フォームのURL
- ・会場周辺の地図のURL
来場予約がすぐにできたり、会場の場所が把握できたりするため、読者が展示会に来やすくなります。
上記のテンプレートを参考に、出展内容に合わせて文面を調整しましょう。
例2.手紙の例文
| 令和〇年〇月吉日 株式会社〇〇〇〇 総務部 〇〇様 株式会社×××× 宣伝部 ×× 〇〇展示会のご案内 拝啓 春寒の候、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、このたび弊社では、下記のとおり新製品の展示会を開催する運びとなりました。 本展示会では、最新技術を取り入れた製品をご紹介するとともに、業界の課題解決に向けた取り組みについてもご提案いたします。 お忙しいところ誠に恐縮ではございますが、ぜひご来場賜り、実際に製品をご覧いただけますと幸いに存じます。 つきましては、同封の招待状をご持参のうえ、ぜひお越しください。皆さまのご来場を心よりお待ち申し上げております。 敬具 記 日時：〇〇年〇月〇日（水） 10:00～17:00 場所：〇〇ホール（弊社ブース：小間番号〇〇） アクセス：〇〇駅から徒歩3分参加費：無料 問い合わせ先：弊社宣伝部 E-mail: info@example.com TEL：123-456-7890 |
展示会の案内を手紙で送る場合は、以下のとおりビジネス文書の形式に沿って作成します。
- ・前文：「拝啓」や時候の挨拶を入れる
- ・主文：展示会を開催する旨や、日時や場所などの概要を簡潔に書く
- ・末文：参加をお願いする一文など、結びの挨拶を記載する
来場予約を促したい場合は、URLではなくQRコードを別紙で同封すると、簡単に予約フォームを開いてもらうことができます。
展示会の案内メールや招待状を送るときの4つのポイント
展示会の案内メールや招待状を送るときのポイントは以下の4つです。
展示会の案内メールや招待状を送るときの4つのポイント
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順に紹介します。
ポイント1.シンプルかつ興味を引く件名にする
1つ目のポイントは、シンプルで興味を引く件名にすることです。
案内メールや招待状を受け取った相手が、展示会の案内であるとすぐにわかり、展示会に興味を持つ件名にします。
メールや招待状を開きたくなる件名でないと、そもそも本文を読んでもらえません。
開きたくなる件名にするには「【〇月✕日開催】最新技術が体験できる！無料DX展示会のご案内」のように、開催日程やメリット、「無料」などの文言を入れます。
また、「先着100名様限定」や「残席わずか」のように緊急性や限定感を出して、早めに開封してもらう表現も効果的です。
件名はメールや招待状を受け取ったとき最初に見る部分なので、シンプルで興味を引くものを考えましょう。
ポイント2.宛名や文面はターゲットごとに変える
宛名や文面をターゲットごとに変えることもポイントの1つです。
件名や本文の最初、文中などで相手の名前や会社名を記載しましょう。
「〇〇様」「〇〇株式会社 御中」のように記載すると、名前や社名の記載がない場合よりも目に留まります。
顧客によって自社の商品やサービスに対するニーズが異なるため、可能であれば顧客によって文面も変えると「自分向けの案内だ」と認識してもらうことが可能です。
例えば、すでに自社商品を使っている顧客には、個別で商品のフォローアップが受けられる旨を案内します。
ターゲットに合わせて宛名や文面を調整し、来場を促しましょう。
ポイント3.展示会に来場するメリットを伝える
来場するメリットを伝え、足を運んでもらえるきっかけをつくるのも重要です。
会場まで訪れてもらうのは時間も手間もかかるので、以下のように「現地へ行きたい」と思えるメリットを提示します。
- ・「新製品をいち早く体験できる！」
- ・「〇〇氏登壇！特別セミナー開催」
- ・「ご来場特典としてノベルティをプレゼント」
展示会の会場でしか受けられないメリットを伝え、来場を促しましょう。
ポイント4.案内メールや招待状は1ヵ月前に送る
開催日の1ヵ月前には、最初の案内として展示会の案内メールや招待状を送るのが効果的です。
特に、社長や経営層をターゲットにしている場合は、予定が早めに埋まってしまうこともあるため、早めに案内を送りましょう。
遅くても2～3週間前には案内を送れている状態が理想です。
1ヵ月前に最初の案内をしているなら、2～3週間前はリマインドメールを送信すると、展示会の予定を思い出してもらえます。
適切なタイミングで案内を送り、展示会への来場をターゲットの予定に組み込んでもらいましょう。
展示会の運営・集客にお困りなら「展示会マスター」
展示会の運営や集客に課題を感じているなら、展示会出展サービス「展示会マスター」がおすすめです。
展示会マスターでは、来場特典として配布するノベルティの製作や、来場予約をした方と商談ができるスペースを設けたブースの提案が可能です。
来場者をブースへ誘導する動画の制作やチラシなどの販促物の作成もサポートしています。
さらに、ブースや販促物の作成だけではなく、スタッフの手配など運営面の相談もできます。
「自社だけで展示会の運営や集客ができるか不安」と感じている場合は、以下より無料でお問い合わせください。
展示会の案内メールを送って自社ブースに集客しよう
展示会で集客するには案内メールや招待状の送付が欠かせません。
案内には展示会の基本的な概要に加え、予約の方法や来場のメリットを書くと、展示会に足を運んでもらえる可能性が高まります。
興味を引く件名や早めにメールを送るなど、案内を読んでもらうための工夫をして来場を促しましょう。
なお、初めて展示会に出展するなら、展示会パッケージ「はじめての展示会」がおすすめです。
予算やブースの大きさに合わせて3つパックから選ぶだけなので、展示会に慣れていなくても出展準備がすぐに完了します。
問い合わせは無料なので、展示会の準備をどのように進めたらいいかわからない場合は、以下より気軽に問い合わせください。
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