展示会受付の基本業務と好印象を与える6つのポイント｜身につけておきたいマナーと事前準備も紹介

展示会受付の基本業務

展示会受付の基本業務は、以下のとおりです。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

展示会受付の基本業務 会場準備 来場者の氏名確認 ノベルティや展示会資料の配布 受付後のアクション誘導

順に見ていきましょう。

1.会場準備

展示会ブースにおける受付は、企業の「顔」ともいえる重要な場所です。

さらに、受付を済ませた後の来場者がスムーズに展示エリアや商談スペースへ移動できるよう、動線の設計も重要です。

受付のレイアウトは清潔感を意識し、遠くからでも一目でわかる案内表示を設置しましょう。

また、受付カウンターには配布資料やノベルティ、タブレットなどの端末をあらかじめ準備しておくと、対応がスムーズに進みます。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

受付カウンターに準備するもの（例） 筆記用具 お預かりした名刺の一時保管場所 配布資料やノベルティ 端末

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​2.来場者の氏名確認

受付では、来場者の氏名や会社名を確認し、名簿や招待リストと照合する作業が基本です。

これにより、招待客と一般来場者を区別し、正確な来場記録を残すことができます。

招待客の場合、名前を尋ねて招待状や招待メール、名刺を確認し、リストにチェックを入れます。

一方、一般客の場合は、名刺や名前を頂戴し、来場者リストなどに氏名や会社名を記載していただくのが一般的な流れです。

名前を尋ねる際は、笑顔と丁寧な言葉遣いを心がけましょう。名刺を受け取る場合は必ず両手で受け取り、その場で記録や照合をおこなうと対応がスムーズです。

なお、リストや名刺は個人情報のため、保管方法には十分注意してください。

3.ノベルティや展示会資料の配布

ノベルティや展示会資料の配布は、来場者に自社のことを記憶してもらい、後の商談やフォローにつなげるための重要なアクションです。

ノベルティは自社を印象づけられるお菓子や文具など、実用的で日常的に使いやすいものを選びましょう。

展示会資料は持ち帰りやすいサイズにまとめ、クリアファイルや袋にセットしておくと渡しやすいです。

さらに、QRコードやURLを併用すれば、デジタルでも確認でき、後日の営業活動にもつなげられます。

なお展示会マスターでは、ターゲットや目的に合わせた記憶に残るノベルティの企画・製作サポートを行っています。

配布物を単なるお土産で終わらせずリード獲得につなげたい方は、ぜひ展示会マスターにご相談ください。

4.受付後のアクション誘導

受付を終えた来場者には、次にとってほしい行動をわかりやすく案内することが大切です。

例えば「製品展示コーナーへ案内する」「プレゼン開始時刻を伝える」「商談スペースへ誘導する」など、目的に合わせて具体的に示します。

来場者が迷わないよう案内スタッフを配置したり、サイン表示を活用したりして、動線を示す工夫をしましょう。

案内が不十分だと、「どこへ行けばいいのかわからないから何もせず帰る」といった不満につながり、せっかくの商談チャンスを逃してしまいます。

逆に、丁寧な案内は、自社やブース全体の印象を高めることにもつながります。

「よろしければ、まずはこちらの資料をご覧ください」のように、自然な声かけで行動を促しましょう。

展示会受付で好印象を与える6つのポイント

展示会受付で好印象を与える6つのポイントは、以下のとおりです。

展示会受付で好印象を与える6つのポイント 受付場に誘導する目印を設置する 参加者に合わせて挨拶を使い分ける 展示物や展示ブースについての簡単な説明をおこなう 自社の説明をおこなう 展示会場の説明をおこなう 展示会場に入りやすい雰囲気を作る

1つずつ解説していきます。

1.受付場に誘導する目印を設置する

来場者がブースに立ち寄っても、受付がどこにあるかわからなければ、スムーズな対応ができません。

そのため、迷わず受付にたどり着けるよう、目立つ案内表示やサインを設置しましょう。

目印は、入口付近や通路のわかりやすい位置に設置すると効果的です。

文字だけでなく矢印など、視覚的にわかりやすいデザインを活用すると、遠くからでも受付の場所がひと目でわかります。

しかしブースの全体設計や、人の流れを考えた誘導サインのベストな位置決めは、経験がないと難しい場合があります。

「どこに目印を置けば最も効果的かわからない」「ブースデザインに合わせた案内表示を作りたい」という場合は、展示会マスターにご相談ください。

長年の経験から培ったノウハウで、ブースに最適な受付プランをご提案し、来場者の高い満足度を実現します。

2.来場者に合わせて挨拶を使い分ける

挨拶は、来場者にブースの第一印象を与える大切な要素です。来場者の状況に応じて、適切な挨拶や声かけを使い分けましょう。

例えば新規の見込み顧客の場合、まだ企業や商材について詳しく知らない可能性があるため、挨拶とあわせて会社概要を簡単に説明するなどの配慮が必要です。

また、来場者が安心して受付を通過できるよう、笑顔やアイコンタクトを忘れずにおこないましょう。

挨拶のトーンや言葉遣いを統一すると、ブース全体の印象が整理され、信頼感を与えやすいです。

3.展示物や展示ブースについての簡単な説明をおこなう

受付スタッフも展示内容についての簡単な説明ができるように、以下の内容を把握しておきましょう。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

受付スタッフも把握しておきたい内容 ブースのテーマやコンセプト 主要な展示物やサービスの紹介 展示物の特徴やメリット ブース内で体験できること

ブースに入ろうか迷っている来場者から「何を展示しているのか」と尋ねられることは珍しくありません。

聞かれたときにしっかり受け答えができないと、頼りない印象を与えてしまい、来場者の獲得や商談の機会を逃してしまうことにつながります。

簡単な説明をすることで、来場者の関心を高めることが期待できます。関心の低い来場者に対しても、ブースの魅力を示せば、足を止めてもらいやすいです。

4.自社の説明をおこなう

受付後、来場者に自社やサービスの概要を簡潔に伝えることも大切です。

ブース内で何を見られるかを把握してもらうことで、来場者がスムーズに行動できるようになります。

また、現時点で関心が低い来場者にも、ブースを見るメリットや価値を示すことで、興味を持ってもらいやすいです。

ただし、説明は長くなりすぎないよう、ポイントを絞って伝えることが重要です。詳細な内容は、展示物やプレゼン、商談の場で深掘りしましょう。

受付での簡単な説明を通じてブース内での滞在時間を延ばし、商談につなげることが目標です。

5.展示会場の説明をおこなう

展示会の受付担当者は、氏名確認や資料配布だけでなく、会場全体に関するさまざまな質問を受ける機会が多いです。

受付で聞かれることの多い項目 トイレ 自動販売機や売店といった休憩所 喫煙所 会場近隣の飲食店 Wi-Fiの有無やID、パスワード エレベーターやエスカレーター 近隣ブース

来場者が展示会場で迷わないよう、会場内の主要なエリアや動線を簡単に案内できる知識を身につけておきましょう。

質問に対して的確に返答できると「誠実な対応をしてくれた」と印象が良くなり、自社ブースへ足を運んでくれる可能性も高くなります。

6.展示会場に入りやすい雰囲気をつくる

来場者が気軽にブースへ足を運べるよう、明るく開放的な雰囲気を意識しましょう。

笑顔で迎えたり、付近の来場者へ声かけをおこなったりと、スタッフの対応が重要です。

入りやすい雰囲気を作ることで、来場者の心理的ハードルが下がり、ブース内への誘導がスムーズになります。

商談や説明のチャンスが増えるだけでなく、来場者が「親しみやすい」「話しやすい」と感じることで、企業イメージや信頼感も高まります。

受付担当が身につけておくべきマナー5選

受付担当者は、以下の5つのマナーを身につけておきましょう。

受付担当が身につけておくべきマナー5選 清潔感のある服装 明るくハキハキとした話し方 丁寧な言葉遣い 名刺の取扱い 受付周辺の整理整頓

これらのマナーは、来場者に「この会社は信頼できる」という印象を与え、商談へつなげるための基本です。

順番に見ていきましょう。

1.清潔感のある服装

受付担当者の第一印象は、来場者に与える企業イメージを大きく左右します。そのため、清潔感のある服装を心がけましょう。

男性はスーツやジャケットスタイル、女性はスーツやオフィスカジュアルなど、ビジネスシーンにふさわしい服装を選ぶのが基本です。

色は落ち着いたトーンを基調としつつ、明るめのシャツなどを取り入れると、親しみやすい印象を与えやすくなります。

派手すぎるアクセサリーや香水、ラフな服装（ジーンズやスニーカーなど）は避けてください。

企業のブランドカラーを取り入れたり、統一感のあるユニフォームを着用したりすると、企業イメージを強調でき、来場者の記憶に残りやすいです。

2.明るくハキハキとした話し方

明るい表情とハキハキとした声で対応すると、来場者は安心感を持ち、ブースに入りやすくなります。

展示会場内は多くの来場者の会話やアナウンスで賑やかなため、声が小さいとほかの音にかき消され、伝えたい内容が届きません。

伝える内容が同じでも、声のトーンを工夫するだけで「親しみやすさ」や「信頼感」を高められます。

特に混雑時や来場者が疲れている場面では、聞き取りやすさを意識した丁寧な話し方を意識しましょう。

3.丁寧な言葉遣い

来場者の目的や課題は様々です。どのような質問にも親身に耳を傾け、丁寧に回答することで、来場者からの信頼を獲得できます。

自社サービスに関する専門用語は、来場者に理解してもらいやすいように、簡単な言葉に言い換える工夫をしてください。

また、「できません」といった否定的な言葉は避け「〇〇でしたら可能です」のように肯定的な表現に言い換えることで、来場者の要望に応えようとする姿勢を見せられます。

来場への感謝の気持ちを伝えることも、良好な関係の構築に効果的です。

4.名刺の取扱い

名刺の受け取りと管理は、ビジネスマナーの基本です。名刺は個人情報であるため、その取り扱いには十分注意しましょう。

来場者から名刺を差し出されたら、必ず相手の目を見ながら両手で受け取ります。この際、相手の会社のロゴや氏名に指がかからないよう注意してください。

受け取る際には「頂戴いたします。ありがとうございます。」といった感謝の言葉を添えましょう。

名刺を受け取ったら、一度目を通して社名と氏名を確認し「〇〇様でいらっしゃいますね。」と復唱すると、聞き間違いを防ぎ、相手に敬意を示せます。

その後、名簿の確認などをおこなう場合は丁寧に置き、すみやかに指定の保管場所に収納して紛失や汚損を防いでください。

5.受付周辺の整理整頓

受付周辺は来場者が最初に目にする場所のため、常に清潔で整った状態を保つことが大切です。

受付が雑然としていると「管理が行き届いていない企業」という印象を与え、信頼性を損なう可能性があります。

パンフレットやノベルティは綺麗に並べ、使用した資料や筆記用具はその都度片づけましょう。

PCやタブレットなどのコード類も、来場者がつまずかないよう整理整頓します。荷物や私物を無造作に置かないよう注意し、すっきりとしたスペースを維持してください。

急な汚れや破損に対応できるよう、ウェットティッシュや予備の文具なども、目立たない場所に整理して保管しておくと便利です。

展示会に向けた受付の事前準備

展示会に向けた受付の事前準備は、以下の3つです。

展示会に向けた受付の事前準備 マニュアルの作成・周知 ロールプレイングの実施 当日のシフト作成

順番に解説します。

1.マニュアルの作成・周知

展示会当日をスムーズに進行するため、受付対応の流れをまとめたマニュアルを事前に作成しましょう。

来場者対応の手順（挨拶、名刺交換、資料配布、ブース内誘導など）を明確にしておくことで、スタッフ間の対応に差が出にくくなり、安定した品質で受付することが可能です。

初めて受付を担当するスタッフでも迷わず行動できるよう、個人に対応を委ねるのではなく、案内ごとに台本も用意しておきましょう。

また、システムトラブル、来場者の体調不良、クレーム対応など、予期せぬ事態が発生した場合の対処法や連絡体制を明確に記載することも重要です。

作成したマニュアルは受付スタッフ全員に事前に配布し、内容を熟読してもらいましょう。

2.ロールプレイングの実施

マニュアルをもとに、実際の受付業務を想定してスタッフ同士でロールプレイング（練習）をおこないましょう。

来場者への挨拶、名刺交換、資料配布、ブース内への誘導など、さまざまな場面を想定して練習します。

実践することで、スタッフが当日の流れを体感し、自信を持って対応できるようになります。

また、展示会場は周囲の音が賑やかなため、明るくハキハキとした声での応対も練習しておくと安心です。

あわせて、練習中に発生した疑問点やマニュアルで不明瞭だった箇所はその場で確認し、必要に応じてマニュアルの修正や補足をおこないましょう。

3.当日のシフト作成

展示会当日の受付業務をスムーズに進めるため、スタッフのシフトを事前に作成することをおすすめします。

長時間の連続勤務はスタッフに疲労を蓄積させます。その結果、表情や声に疲れが現れ、来場者に良くない印象を与えかねません。

こまめな休憩や、座って作業できる時間も考慮してシフトを組みましょう。

各スタッフの役割（受付、案内、資料配布、誘導など）を明確にし、担当時間を割り振ってください。

シフト表は全員に事前に共有し、当日の混乱を防ぎましょう。

展示会の受付は「展示会マスター」におまかせ

「質の高い受付対応をできる自信がない」

「受付スタッフの人数が足りていない」

そのような場合には、展示会マスターがおすすめです。

展示会マスターでは、展示会のトータルサポートを提供しており、ブースの作成から経験豊富な受付スタッフの手配まで一気通貫で可能です。

「受付の経験者がいなくて不安」「当日の受付業務を任せたい」という場合も、安心してご依頼いただけます。

また、来場者の記憶に残り、展示会後の商談につながる効果的なノベルティの企画・製作も可能です。

予算と目的に合わせて最適なアイテムをご提案し、ブランドイメージを強化するお手伝いをいたします。

展示会の準備や運営にお困りの際は、お気軽に展示会マスターにご相談ください。

高品質な受付で展示会の成果を最大化しよう

展示会は、自社の製品やサービスを広くアピールし、新たなリードを獲得するための重要な機会です。

その成功は、展示内容だけでなく、来場者が最初に接する「受付」の品質にも左右されます。

来場者に好印象を与えるには、受付マナーや笑顔・丁寧な対応、そして名刺交換や資料配布の手順を事前に確認しておくことが不可欠です。

本記事で紹介した受付の事前準備を実践いただき、展示会を成功させましょう。

もし、展示会の準備や運営に不安がある場合は、展示会マスターにご相談ください。

ブースの企画から、経験豊富な受付スタッフの手配、効果的なノベルティ製作まで、展示会成功のためのトータルサポートをいたします。