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展示会の出展にかかる主な4つの費用
出展にかかる費用は「小間」と呼ばれる出展スペースの広さや、ブースの製作を依頼する業者によって異なります。
目安としては、1小間の場合で以下のとおりです。
| No. | 費用 | 値段 |
| 1 | 出展料 | 30万～50万円 |
| 2 | ブースのデザインや施工費用 | 20万～100万円 |
| 3 | 広告・宣伝費用 | 10万～50万円 |
| 4 | スタッフの人件費 | 1.5万〜3万円（1人あたり） |
それぞれの費用を順に見ていきましょう。
1.出展料
展示会へ出展する際にまず必要な費用が「出展料」です。
展示会の主催者に支払う、展示スペースを使うための費用を指します。
以下のような条件によって、出展料の金額は異なります。
- ・展示会の知名度や規模
- ・小間の大きさ
- ・会場内での立地
例えば、大きめのブースを確保した場合や、来場者の目に入りやすい出入口の近くは、出展料が高くなるケースが一般的です。
ただ、出展料に含まれるものは展示会によってさまざまです。
スペースの使用料のみの場合もあれば、備品のレンタル代や電気代を含むケースもあります。
そのため、出展を検討する際は「出展料に何が含まれているのか」「別途で何が費用として発生するのか」を確認しましょう。
2.ブースのデザインや施工費用
出展に欠かせないブースのデザインや施工費用もかかります。
社内にデザイナーがいない場合は、外部のデザイナーやデザイン会社に依頼するため、費用が発生します。
プロに依頼するので費用はかかりますが、自社の商品やサービスに合わせて集客につながるデザインを提案してもらえる点はメリットです。
また、ブースには壁面や床、電気工事などの施工費用も必要です。
ただし施工費用は出展料に含まれているケースもあるため、事前に確認しておくと費用をより正確に把握しやすくなります。
なお、ブース製作会社のなかには、以下のような会社もあります。
- ・パッケージ化されたブースを提供している会社
- ・デザインや施工をまとめて請け負う会社
一から完全オリジナルでブースを作ったり、デザインと施工を別々の会社にお願いしたりするよりも手間暇がかからず、費用を抑えたい場合にも効果的です。
当社の「はじめての展示会」では、3つの中から選ぶだけでブース作りが完了するパッケージを提供しています。詳しくは以下のページをご覧ください。
3.広告・宣伝費用
展示会で成果を上げるには、見込み顧客に実際にブースへ来てもらうことが重要です。
そのためには事前の告知をしなければならず、制作費や広告費が発生します。
広告や宣伝にかかる主な費用としては、以下のとおりです。
- ・展示会の案内ページの制作費
- ・案内ページへの広告費
- ・取引先や見込み顧客への招待状の作成費や郵送料
- ・チラシや来場者特典のノベルティなどの製作費
もし、すでに自社のSNSアカウントやメルマガを日頃から運用しているのであれば、そこで出展を告知すると広告費をカットできます。
また、招待状は紙ではなくメールで送付すると、印刷費や郵送料の削減が可能です。
展示会の案内メールを送りたい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。
4.スタッフの人件費
場合によっては、スタッフの人件費も必要です。
展示会の当日、自社の社員だけではブースの運営スタッフが不足する場合、社外から人員を確保しなければなりません。
イベント会社などに依頼すると、展示会の期間中だけスタッフを雇えます。
なお、イベント会社にはセミナーの司会や来場者の呼び込みなど、展示会の運営に長けたスキルを持つスタッフが在籍しているケースもあります。
そのため、ブースの運営を自社の社員ではなく、最初からプロに任せるのもおすすめです。
また、社外のスタッフに運営を依頼する際には、人件費のほかに以下の費用も必要です。
- ・スタッフが会場に来るまでの交通費
- ・宿泊費（会場が遠方の場合や前泊する場合）
数日にわたって展示会が開催される場合、上記の費用もふくらんでしまいます。
事前に必要なスタッフの人数を割り出し、予算を超えないようにしましょう。
展示会の費用を抑える4つのコツ
展示会の費用を抑えるためのコツは以下の4つです。
展示会の費用を抑える4つのコツ
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順に説明します。
1.早めに出展の申し込みをする
まずは、展示会への出展が決まったら早めに申し込みをしましょう。
早くに申し込みを済ませると割引が適用される場合があり、通常よりも安く出展できる可能性があります。
ただし、出展を取りやめるとキャンセル料が発生するケースもあります。
そのため、割引が適用される期限や条件、キャンセルポリシーなどをあらかじめ確認したうえで、出展するかどうかを決めるのがおすすめです。
出展が決まったらすぐに申し込み手続きをおこない、出展料の割引を受けられるようにしましょう。
2.補助金や助成金を利用する
補助金や助成金を活用するのも1つの方法です。
国や地方自治体では、中小企業の販路開拓や事業拡大を図るため、以下のようにさまざまな補助金や助成金を設けています。
上記のような制度を利用すると、展示会の出展費用に充てられる可能性があります。
ただし、補助金や助成金の利用には申請が必要なうえ審査もあるため、必ず支給されるとは限りません。
支給を希望する場合は要件などを確認し、早めに必要な書類を準備して申請を済ませることを推奨します。
申請が通れば展示会にかかる費用の負担を抑えられるため、自社が利用できる制度がないか調べてみてください。
3.装飾や販促物は繰り返し使えるものにする
今後も展示会に出展する予定なら、ブースの装飾や販促物を別の展示会でも使えるものにすることで、コストカットが可能です。
展示会ごとに新しい装飾や販促物を作ると、その都度、製作に費用がかかります。
そのため、「装飾に展示会名や開催日を入れない」「季節感のあるデザインにせず、自社や商品のロゴを使う」のように、何回でも使えるデザインやアイテムを選んで工夫しましょう。
ポスターやパネルではなく、デジタルサイネージを利用する方法もあります。
次回以降は装飾や販促物にかける費用が抑えられるため、長期的に考えると展示会にかかる費用が少なくなります。
4.パッケージブースを利用する
展示会主催者やブース製作会社が提供するパッケージブースを利用して、費用を抑える方法もあります。
パッケージブースとは、壁面や照明、受付カウンターなど、展示会に必要とされる基本的なアイテムがセットになった商品です。
パッケージブースを利用すると、ブースの設計や施工を一から依頼するよりも、費用を削減できます。
一方で、パッケージブースのパターン数が少ないと、他社と似たようなブースになってしまう恐れがあります。
そのため、バリエーションが豊富だったり、自社のニーズに合わせて自由にデザインを変えられたりするパッケージブースを選ぶようにしましょう。
例えば、展示会パッケージブース「はじめての展示会」では、3つのプランを用意しており、各企業に合わせてデザインの変更が可能です。
費用を抑えながらも自社らしいブースを作りたい場合は、以下より気軽にご相談ください。
展示会の費用に関する3つの注意点
展示会の費用に関して注意したいポイントは、以下の3つです。
展示会の費用に関する3つの注意点
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順に見ていきましょう。
1.目的に応じて費用の優先順位をつける
1つ目の注意点は、出展にかかる費用すべてに同じような割合でお金をかけるのではなく、目的に沿って優先度を変えることです。
予算は限られているため、そのなかで目的を達成するには、重点的に費用をかける箇所と節約する箇所を分けましょう。
例えば、自社の認知度アップが目的なら、チラシ・パンフレットの数や配布するスタッフを増やして、自社の名前を広める方法があります。
そのため、チラシやパンフレットの製作費、人件費に予算が必要です。
また、既存顧客との関係を強化したい場合は、既存顧客向けのセミナーやイベントを開催するのも1つの方法です。
その際は、イベントやセミナー用ブースの作成費、登壇者の人件費をかけましょう。
限られた予算内で成果を出すには、費用をかける箇所と抑える箇所を決める必要があります。
2.見積もりにない追加費用も考慮する
想定外の出費に備えることも重要です。
出展の企画段階で費用を見積もっていても、実際の準備や当日になって、以下のような追加費用が発生する場合があります。
- ・ブース設営時に設備や資材が追加で必要になった場合
- ・販促物やブースデザインを修正してもらう場合
- ・スタッフが残業した場合
上記のような追加費用に対応できるよう、予算で「予備費」を確保しましょう。
予算を使い切ってしまうと、追加で必要なものがあっても調達できません。
展示会の運営に影響する恐れがあるため、予定していない出費に対しても準備しておくと安心です。
3.費用対効果（ROI）を分析する
展示会に出展した後は、費用対効果（ROI）の分析も欠かせません。
次回の出展でどのくらいの費用をかけたら狙った効果が得られそうか、把握しやすくなるためです。
ROIを算出するには、展示会での収益と、実際にかかった展示会の総費用を以下の式に当てはめます。
| ROI＝（展示会での収益÷展示会の総費用）×100 |
例えば、出展にかかった総費用が500万円で、展示会を通じて得られた利益が700万円だった場合、ROIは以下のとおりです。
| （700万円÷500万円）×100＝140％ |
数値が100％を超えていれば、投資した以上の効果があったことを表します。
ROIは次回以降の展示会へ出展する際に、予算の見積もりや、何に予算をかけるかを考えるときの参考になるため、毎回算出しましょう。
展示会の費用を抑えたいなら「はじめての展示会」
ここまで紹介したとおり出展にはさまざまな費用がかかりますが、工夫をすればコストを抑えつつ成果を上げられます。
もし「展示会に出展したいけれど、費用はできるだけカットしたい」と考えているなら、展示会パッケージ「はじめての展示会」がおすすめです。
はじめての展示会では3つのパックを用意しているため、予算や小間数に合わせたプランを選べます。
一番コンパクトなパックでも、集客やサービスの説明に必要なアイテムがそろっているため、出展の準備をすぐに終えることが可能です。
パックに含まれているツールではもの足りない場合、アイテムの追加や変更もできるので、自社のブースに必要なものをまとめてそろえられます。
展示会の費用を抑えつつ準備をスムーズに済ませたいなら、以下より気軽にお問い合わせください。
展示会にかかる費用を把握したうえで出展しよう
展示会の出展には出展料をはじめ、ブースのデザインや施工費、広告・宣伝費、人件費などがかかります。
なお、早期の出展申し込みで割引を受けたり補助金を申請したりするほか、繰り返し使える装飾やパッケージブースを利用すると、費用の削減が可能です。
必要な費用を事前に把握し、予算に合わせて出展準備を進めましょう。
もし、出展規模に合わせたブースを作成して、展示会の出展費用を抑えたい場合は「スグラク展示会」がおすすめです。
小間数ごとに3つのパックを用意しているため、自社の出展スペースに合ったパックを選べば準備がすぐに完了します。
なお、料金には基礎施工が含まれており、ツール制作から撤収まで丸ごと対応するので、ブースに関する費用を把握しやすくなります。
「ブース作成の予算を相談したい」「どのパックを選べばいいか悩んでいる」という場合は、以下より無料で問い合わせください。
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