展示会準備で差がつく！成果を引き出す戦略的ステップとは？

なぜ展示会の準備が重要なのか？

展示会の準備は、単にブースを整える作業にとどまらず、目的設定、計画立案、集客戦略、そして実行に至るまでの一連のプロセスが含まれます。これらの流れを丁寧に進め、しっかりと準備を整えることで、展示会での成果を最大限に引き出すことができます。どんなに魅力的な製品やサービスがあっても、準備不足ではその価値が十分に伝わりにくくなることがあります。だからこそ、事前の準備は展示会成功の大切な土台となるのです。

展示会準備の全体像：成功へのロードマップ

展示会準備は、大きく分けて以下の4つの段階に分けられます。それぞれの段階で重要なポイントを理解し、計画的に準備を進めることが成功への鍵となります。

1. 計画段階 （1年～6ヵ月前）：出展目的の明確化、展示会の選定、予算策定、出展申し込みなど、展示会の基本方針を決定する段階です。

2. 準備段階 （5～2ヵ月前）：ブースデザインの決定、展示物の選定、集客戦略の策定、スタッフの選定・教育など、展示会に向けて具体的な準備を進める段階です。

3. 実施段階 （1ヵ月前〜会期中）：告知活動の実施、搬入・設営、会期中の運営、顧客対応など、展示会本番に向けて最終準備をおこない、実行する段階です。

4. 事後段階 （会期後）：アンケート実施、フォローアップ、効果測定など、展示会後の活動を通じて成果を最大化する段階です。

このロードマップを頭に入れ、各段階で必要な準備を確実に実行することで、展示会を成功に導くことができます。以降のセクションでは、各段階の詳細な内容と具体的な準備方法について解説していきます。

計画段階（出展1年～6ヵ月前）

展示会準備の最初のステップは、計画段階です。この段階では、展示会出展の目的を明確にし、適切な展示会を選定し、予算を策定することが重要です。

出展目的の明確化

展示会出展の目的は、企業によってさまざまです。新規顧客の獲得、ブランド認知度の向上、新製品の発表など、さまざまな目的が考えられます。しかし、目的が曖昧なまま準備を進めてしまうと、効果的な展示会にすることはできません。
例えば、「新規顧客の獲得」を目的とする場合、ターゲット顧客を明確にし、その顧客層に響くようなブースデザインや展示物を準備する必要があります。また、「ブランド認知度の向上」を目的とする場合は、企業イメージを効果的に伝えられるようなブースデザインやプロモーション戦略を検討する必要があります。
具体的な目標を設定することも重要です。例えば、「会期中に100件のリードを獲得する」など、具体的な数値目標を設定することで、準備段階から逆算して必要な施策を検討することができます。

展示会の選定

展示会には、さまざまな種類があります。業界特化型、地域特化型、テーマ特化型など、それぞれの特徴を理解し、自社の目的やターゲット顧客に最適な展示会を選ぶことが重要です。
例えば、特定の業界に特化した製品やサービスを提供している場合、その業界の専門展示会に出展することで、ターゲット顧客に効率的にアプローチすることができます。また、地域に根ざしたビジネスを展開している場合、地域の展示会に出展することで、地域住民への認知度を高めることができます。
展示会を選ぶ際には、過去の来場者数、出展企業数、展示会の規模、出展費用などを比較検討することが重要です。また、展示会のテーマや内容が、自社の製品やサービスと合致しているかどうかも確認する必要があります。
展示会によっては、出展企業向けのセミナーやワークショップを開催している場合があります。これらのセミナーやワークショップに参加することで、展示会の成功ノウハウや最新トレンドを学ぶことができます。

予算策定

展示会出展には、さまざまな費用がかかります。出展料、ブースデザイン・施工費用、展示物制作費用、人件費、交通費・宿泊費、プロモーション費用など、事前に必要な費用を洗い出し、予算を策定することが重要です。
予算を策定する際には、過去の展示会出展実績や競合企業の事例などを参考に、費用対効果を見極めることが重要です。また、予期せぬ費用が発生する可能性も考慮し、余裕を持った予算を組むようにしましょう。

準備段階（出展5～2ヵ月前）

計画段階で立てた基本方針にもとづき、展示会に向けて具体的な準備を進める段階です。ブースデザインの決定、展示物の選定、集客戦略の策定、スタッフの選定・教育などが重要なポイントとなります。

ブースデザインの決定

ブースデザインは、来場者の目を引き、自社の製品やサービスに興味を持ってもらうための重要な要素です。企業イメージを反映したデザイン、ターゲット顧客に合わせたデザイン、競合他社との差別化などを考慮し、魅力的なブースデザインを検討しましょう。
ブースデザインを決定する際には、ブースの広さ、形状、高さ制限、照明、電源などの制約条件を確認する必要があります。また、展示物やデモンストレーションをおこなうスペース、来場者との商談スペース、スタッフの休憩スペースなども考慮する必要があります。

展示物の選定

展示物は、来場者に自社の製品やサービスを理解してもらい、興味を持ってもらうための重要なツールです。製品の実物、パンフレット、カタログ、動画、プレゼンテーション資料など、さまざまな種類の展示物を効果的に活用しましょう。
展示物を選ぶ際には、製品の特長、ターゲット顧客のニーズ、展示会のテーマなどを考慮することが重要です。また、展示物のデザインやレイアウトにもこだわり、製品の魅力を引き出すようにしましょう。
展示物によっては、設置や操作に専門知識が必要な場合があります。事前にスタッフに十分なトレーニングをおこない、来場者からの質問にスムーズに対応できるように準備しておきましょう。

集客戦略の策定

展示会での成功は、どれだけ多くの見込み客をブースに呼び込めるかにかかっています。招待状の送付、メールマガジンの配信、SNSでの告知、プレスリリースの配信など、さまざまな集客戦略を組み合わせ、効果的な集客をおこないましょう。
集客戦略を策定する際には、ターゲット顧客の属性、行動パターン、情報収集方法などを分析し、最適な集客方法を選ぶことが重要です。また、集客効果を測定するための仕組みを導入し、効果的な集客方法を継続的に改善していくようにしましょう。
展示会によっては、主催者が集客支援サービスを提供している場合があります。これらのサービスを活用することで、集客活動を効率的におこなうことができます。

スタッフの選定・教育

展示会では、スタッフが企業の顔として来場者と接することになります。製品知識、コミュニケーション能力、接客スキルなど、必要なスキルを持ったスタッフを選定し、十分な教育をおこないましょう。
スタッフを選定する際には、展示会の目的、ターゲット顧客の属性、展示物の内容などを考慮することが重要です。また、スタッフの役割分担を明確にし、スムーズな連携を図れるように準備しておきましょう。
スタッフ教育では、製品知識の習得、接客マナーの徹底、FAQの作成などをおこなうことが重要です。また、ロールプレイングなどの実践的なトレーニングを通じて、来場者への対応スキルを高めるようにしましょう。

実施段階：成果を最大化する （1ヵ月前〜会期中）

いよいよ展示会本番です。告知活動の実施、搬入・設営、会期中の運営、顧客対応など、準備してきたことを実行に移し、成果を最大化しましょう。

告知活動の実施

展示会開催直前には、告知活動を強化しましょう。SNSでのリマインド、ターゲット顧客への個別連絡、プレスリリースの配信など、さまざまな手段を講じて、展示会への関心を高めましょう。
告知活動をおこなう際には、展示会の見どころ、自社の出展内容、キャンペーン情報などを具体的に伝えることが重要です。また、展示会の会場までのアクセス方法や開場時間なども忘れずに伝えましょう。

搬入・設営

展示会開催日の前々日～前日には、ブースの搬入・設営をおこないます。展示物の搬入、ブースの組み立て、照明・電源の設置、備品の配置など、事前に作成した設営計画にもとづいて、スムーズに作業を進めましょう。
搬入・設営作業をおこなう際には、展示会のルール、搬入・搬出時間、作業スペースなどを事前に確認することが重要です。また、必要な工具や備品を忘れずに持参し、安全に作業を進めるようにしましょう。
展示会によっては、設営業者を手配できる場合があります。設営業者に依頼することで、時間や労力を節約し、より質の高いブースを設営することができます。

会期中の運営

展示会期間中は、来場者への対応、製品の説明、デモンストレーションの実施、アンケートの実施など、さまざまな活動を通じて、見込み客との関係を構築しましょう。
会期中の運営で重要なのは、来場者一人ひとりに丁寧に対応し、ニーズを把握し、最適な製品やサービスを提案することです。また、名刺交換やアンケートを通じて、見込み客の情報を収集し、今後のフォローアップに繋げましょう。

顧客対応

展示会では、多くの来場者と接する機会があります。笑顔で丁寧な対応、的確な製品説明、顧客のニーズに合わせた提案などを心がけ、良好な関係を築きましょう。
顧客対応で重要なのは、相手の立場に立って考え、誠実な対応をすることです。また、専門的な知識を持って対応することで、信頼感を高めることができます。
展示会終了後には、来場者へのお礼状やフォローアップメールを送ることで、関係をさらに深めることができます。

事後段階：成果を最大化する （会期後）

展示会は、出展して終わりではありません。アンケート実施、フォローアップ、効果測定など、展示会後の活動を通じて成果を最大化しましょう。

アンケート実施

展示会で収集したアンケート結果を分析し、顧客のニーズや不満点を把握しましょう。製品やサービスに対する評価、ブースに対する評価、スタッフの対応に対する評価など、さまざまな角度から分析することで、今後の改善点を見つけることができます。
アンケート結果を分析する際には、回答者の属性、年齢、性別、職業なども考慮することが重要です。また、アンケート結果をグラフや表にまとめ、わかりやすく可視化することで、分析結果を共有しやすくなります。

フォローアップ

展示会で名刺交換した見込み客に対して、お礼メールの送付、メールマガジンの配信、電話でのフォローアップなどをおこない、関係を深めましょう。
フォローアップをおこなう際には、相手のニーズや関心に合わせて、最適な情報を提供することが重要です。また、定期的にコンタクトを取り、関係を維持するように心がけましょう。
見込み客によっては、すぐに購入や発注に至らない場合があります。そのような場合は、セミナーやイベントへの招待、無料トライアルの提供などをおこない、購入意欲を高めるようにしましょう。

効果測定

展示会出展の効果を測定し、費用対効果を検証しましょう。リード獲得数、商談数、成約数、売上高などを計測し、目標達成度を評価しましょう。
効果測定をおこなう際には、展示会出展にかかった費用、集客費用、人件費なども考慮することが重要です。また、過去の展示会出展実績と比較することで、改善点を見つけることができます。
効果測定の結果にもとづいて、今後の展示会出展計画を修正したり、集客戦略を見直したりすることで、費用対効果を最大化することができます。

まとめ：万全の準備が、展示会の成功を引き寄せる

展示会の成功のためには、事前準備が大切です。計画段階から事後対応に至るまで、一つひとつのフェーズを丁寧に進めることで、展示会の成果は大きく変わります。出展目的の明確化、ターゲットに合った集客戦略、魅力的なブースづくり、そして展示会後のフォローアップまで、全体を見通して戦略的に取り組むことが重要です。今後展示会への出展を検討されている方にとって、本記事の内容が準備の進め方を考えるうえで参考になれば幸いです。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

なお、展示会の成功には実績やノウハウ・制作についての専門知識が豊富なプロに相談するのもおすすめです。業界の知見を備えたプロの視点による効果的なアドバイスを受けることが可能です。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

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