【出展したい方向け】展示会の効果的な活用方法と成功の秘訣を大公開！

展示会は、新しい顧客やビジネスパートナーに出会える貴重な機会です。出展を成功させるためには、アピールポイントを明確にし、来場者とのコミュニケーションを重視する展示方法を採用し、来場者がブースに訪れてくれるような展示物を用意することが大切です。

また、展示会に参加する前には、セキュリティ確認などの準備をしっかりと行い、参加後はリストのフォローアップやアンケートの回答などを行うことがポイントです。

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展示会の参加前に必要な準備

展示会のテーマや対象となる顧客層を把握する

展示会のテーマや対象となる顧客層を把握することは、展示会参加の成功に欠かせない準備となります。まず、自社の製品やサービスの強みを把握し、どのような分野で他社と差別化を図るかを明確にすることが重要です。また、ターゲット顧客層の特徴を把握し、そのニーズや要望に合わせたアピールポイントを設定することが必要です。例えば、ビジネスマンが多く訪れる展示会には、コストパフォーマンスや利便性に優れた製品やサービスをアピールすることが有効です。一方、家庭向けの展示会では、使いやすさや安全性、エコロジーなど、家庭にとってのメリットをアピールすることが重要です。

このように、テーマや顧客層に合わせた戦略的なアプローチが、展示会での成功につながります。

展示物の準備やデザイン、ディスプレイについて考える

展示物は、商品やサービスをアピールするうえで非常に重要な役割を担っています。そのため、展示物の準備は出展前に必ず行う必要があります。

まず、展示物のテーマやコンセプトを考え、そのイメージに沿ったデザインを制作することが重要です。また、展示物の材質やサイズ、ディスプレイ方法についても検討し、会場の雰囲気に合わせた魅力的な展示物を作ることが求められます。

具体的に、展示物の準備のポイントを挙げると、以下のようになります。

1つ目は、デザインです。

展示物は視覚的にアピールするものであるため、デザインに十分な時間をかけることが大切です。デザインには、商品の特徴を引き立たせる色彩やレイアウト、目を引く素材や形状など、多くの要素が含まれます。よく考えて、オリジナリティのあるデザインになるようにしましょう。

2つ目は、展示物の搬入・設営に十分な時間を確保することです。

展示物は、そのまま現地に運び込むだけでなく、会場内での設営や調整が必要です。展示物のサイズや形状に合わせて、展示ブースのレイアウトやスペースの確保などを事前に計画しておくことが重要です。万が一、設営や調整に時間がかかりすぎると、来場者に不都合をかけてしまうことがあるため、スムーズな搬入・設営作業のためにも十分な余裕を持っておくことをお勧めします。

スケジュールの確認、交通手段の計画、宿泊の手配をする

展示会に出展する際には、スケジュールの確認、交通手段の計画、宿泊の手配が必要です。展示会によっては、期間が長い場合もありますので、宿泊場所の手配をすることが必要となります。

スケジュールの確認は、展示会の詳細なスケジュールを確認し、自社が参加したいセミナーやトークショーなどの予定を把握することが重要です。また、他の企業が行う展示やプレゼンテーションも把握し、情報収集を行いたい場合は、時間を確保する必要があります。

交通手段の計画を立てる場合は、展示会会場のアクセス方法や最寄り駅、バス停などの情報を確認することが大切です。また、時間帯や混雑状況を勘案して、適切な交通手段を選択することが重要です。会場近くに駐車場がある場合もありますので、車でのアクセスを希望する場合は、事前に確認することが必要です。

宿泊の手配をする際は、場合によっては早めに手配することが必要です。特に、展示会によってはビジネスホテルや高級ホテルが混雑する場合がありますので、早めに手配しておくことが大切です。また、会場の近くかどうかや交通アクセスに便利かどうかなどの条件も重視し、適切な宿泊先を選ぶことが求められます。

展示会当日の対応

ブースの所在を把握し、出展者との交流を図る

展示会当日の対応の一つ目のポイントは、自社のブースの所在を把握することです。

展示会では多くの企業が出展しているため、会場内を迷ってしまうこともあるでしょう。事前に会場マップなどを確認して、自社のブースの位置を把握しておきましょう。

また、来場者との交流を図るためには、自社のブースに立ち寄ってもらえるように目を引く展示物やディスプレイを用意することが重要です。自社のアピールポイントが伝わるデザインや展示方法を工夫し、多くの人々の注目を集めましょう。

また、ブースに設置したQRコードを活用したり名刺を交換することで、来場者との交流につなげることも可能です。自社の強みをアピールし、新しいビジネスチャンスを手に入れるためにも、積極的な対応が求められます。

名刺を準備し、積極的に交換する

展示会に出展する際には、多数の来場者とビジネスパートナーに出会う機会があります。このような場で、名刺はとても有効なツールです。自分の名刺を渡すことで、ビジネスパートナーと交流を深めることができます。このような交流は、新しいビジネスチャンスを生む場合があります。

また、名刺を積極的に交換することにより、他の企業から多くの情報を得ることができます。名刺を交換することで、自分の業界について詳細な情報を共有したり、新しい企業とのつながりを作ることができます。さらに、名刺は、名刺入れに保存し、後で連絡することができるため、名刺交換は展示会での必要な業務の一つです。しかし、名刺の交換には、その場の雰囲気やマナーや態度が重要です。自分が主導権を握りつつも、相手にも興味とリスペクトを払い、うまく交流を進めることが大切です。

展示会後のフォローアップ

 アプローチしたリストのフォローアップをする

アプローチしたリストのフォローアップをすることは、展示会後の重要なステップのひとつです。アプローチしたリストには、新規顧客やビジネスパートナーの情報が含まれているため、このリストを有効活用することが成功の鍵となります。

まず、アプローチしたリストを整理し、優先順位をつけます。新規顧客や重要なビジネスパートナーには、速やかにフォローアップを行い、興味を持っていただけたかどうかを確認します。その際には、自社の製品やサービスのアピールポイントを説明し、具体的な提案を行います。

次に、興味を持っていただけた顧客やパートナーには、必要な情報や資料を提供することで、関心を深めてもらいます。また、アプローチしたリストが大量にある場合は、自動化ツールを活用して、一括で送信することもできます。

フォローアップには時間と手間がかかることもありますが、展示会で得たビジネスチャンスを逃すことのないよう、積極的に行うことが重要です。展示会後のフォローアップが成功することで、新しいビジネス機会を生み出すことができます。

展示会出展のメリットとデメリット

メリット：新しい顧客やビジネスパートナーに出会える機会がある

展示会に参加することで、新しい顧客やビジネスパートナーと出会える可能性が高いとされています。展示会は、同じ業界に関する企業や人々が集まる貴重な機会であり、ビジネスマッチングの場としても知られています。出展者は、自社の製品やサービスを広く知ってもらうことができるため、新しい顧客やビジネスパートナーを獲得する機会が生まれます。また、他の企業との交流を通じて、ビジネスのアイデアや情報を共有し、新しい事業の可能性を探ることもできます。

特に海外の展示会に参加すると、現地の企業や顧客と直接交流することができ、事業拡大のための重要な機会となります。展示会には、同じ業界に関わる人々が集まるため、ビジネスマッチング以外にも、業界全体のトレンドや動向を知ることもできます。このように展示会参加は、企業にとって市場情報を入手し、新しいビジネスを開拓するための重要な手段のひとつとされています。

メリット：他の企業の展示物やプレゼンテーションを見て、自社の強みや改善点が見えてくる

展示会に参加することで、他の企業の展示物やプレゼンテーションを見ることができます。これは、自社の強みや改善点が見えてくるという大きなメリットがあるといえます。

一方で、展示会に参加している企業は競合他社であり、同業他社が持つアイデアや技術を知ることもできます。これらを参考にして、自社を向上させるためのヒントを得ることもできます。

また、展示会はさまざまな業界や国から参加者が集まるため、多様な情報を得ることができます。この情報を収集し、自社の業務や製品開発に反映させることで、より広い視野を持ってビジネスを展開することができるでしょう。

ただし、注意点として、競合他社の参加や情報の収集に関しては法律的な問題が発生する可能性があるため、適切な対応が必要です。また、他社の展示物を参考にすることは、自社のオリジナリティを失う恐れもあるため、注意が必要です。

デメリット：人や物の集中が多く、情報を取りこぼす場合がある

展示会に参加すると、多くの人やブース、商品に囲まれることになります。そのため、情報を取りこぼすことがあることがデメリットの一つとして挙げられます。特に大きな展示会では、外国人の来場者が多く、英語のセッションも多いため、言葉の壁があるために情報を得ることが難しい場合があります。

また、視覚的な情報だけでなく、臨場感を体感できる企画やデザインも多く、興味を引くことも多いですが、その反面、目的の情報を見つけることが難しいというデメリットもあげられます。

これらの問題に対応するためには、前もって展示物やエリアのマップを事前に確認すること、アプローチしたいブースのリストを作成しておくこと、英語や各種ツールを使えるスタッフを準備することなどが必要です。

デメリット：多忙なスケジュールや物流面での負担がかかることがある

展示会参加のデメリットの一つとして、多忙なスケジュールや物流面での負担がかかることがあることが挙げられます。

展示会に参加するには、予め出展物を用意したり、宿泊手配をしたりと多くの準備が必要であるため、多忙なスケジュールとなりがちです。また、展示物を運搬するための物流面でも負担がかかることがあります。展示物の大きさや複雑さによっては、運搬するために専門業者に依頼する必要がある場合もあります。これには費用がかかるだけでなく、問題が発生した場合には責任を負う必要があるため、事前に打ち合わせや確認をしっかり行う必要があります。

これらの負担を避けるためには、余裕を持って準備することが重要です。また、出展方法や展示物のデザインによっては、運搬やセットアップが簡単であることも考慮する必要があります。

展示会の成功のポイント

アピールポイントを明確にする

展示会で成功するためには、アピールポイントを明確にすることが重要です。

まず、自社の製品やサービスの特徴を把握し、それを的確に伝えることが必要です。また、競合他社との差別化ポイントを明確にし、その点に注目してもらえるようにすることも大切です。

さらに、アピールポイントを伝える際には、分かりやすく簡潔なメッセージを用いることが望ましいです。視覚的なアピールも重要であり、グラフィックや写真、ビデオなどを利用して製品やサービスの魅力をアピールすることも有効です。

また、訴求力の高いデザインやレイアウトを用いて展示物をディスプレイすることも重要です。見やすく、分かりやすく、印象に残る展示物を用意し、来場者に強い印象を与えることが、アピール効果を高めるためには必要不可欠です。

来場者が気軽にコミュニケーションをとることができるような展示方法を採用する

展示会の参加企業は、様々な方法で展示品を見せたり、自社紹介を行ったりすることが求められます。その中でも、閲覧者が気軽にコミュニケーションをとることができる展示方法を行うことは非常に重要なポイントです。

まず、展示ブース内に設置するグッズや備品を、見た目だけでなく手に取って触れたり、動かしたりできるように工夫することが大切です。例えば、展示製品のサンプルや実物、展示用のオリジナルグッズなどは、見て触れて実際に手に取り、詳しく確認できるように配慮することで、閲覧者に印象づけることができます。

また、会場内で実施される各種イベントに参加することもおすすめです。セミナーやトークショーなどに積極的に参加し、出展企業の担当者や他の業界関係者と交流することで、情報交換や新しいビジネスチャンスの発見が期待できます。さらに、展示ブース内で業界関係者とコミュニケーションをとることができる場所を設けることも、より多くの閲覧者と接触することができる方法です。例如、出展者との個別面談スペースや、ブース内の機器を利用しての名刺交換コーナーを設けることが考えられます。

これらの展示方法とコミュニケーションに注力することで、より多くの閲覧者と接触することができ、出展企業の知名度やオリジナリティが高まり、新しいビジネスチャンスを見出すことができます。

展示会に出展する前に、自社に対しての情報漏洩などのセキュリティ確認を行う

展示会に参加する際には、自社の情報を守るためのセキュリティ対策が必要です。まず、展示物を作成する際には、商業機密や顧客情報など、機密性の高い情報が含まれないように注意しましょう。

また、展示会場では、ラップトップやスマートフォンなどのデバイスが盗難や紛失に遭う可能性があります。それらのデバイスには、自社の重要な情報が含まれている場合があるため、パスワードを設定する、セキュリティソフトをインストールするなどの対策を取りましょう。展示会場では、Wi-Fiが利用できる場合がありますが、公衆Wi-Fiは情報漏洩のリスクが高いので、業務用の専用Wi-Fi回線を利用することが望ましいです。また、展示会場から戻った後には、USBメモリーや電子メールなどを通じた攻撃に備えるため、自社のセキュリティ対策を強化しましょう。

展示会に参加する際には、セキュリティを確保することで、自社の機密情報を守り、展示会参加の効果を最大限に発揮することができます。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

まとめ

展示会に参加する前には準備が必要であり、当日も細かい注意が必要です。また、展示会参加のメリットとデメリットを考慮した上で準備を行い、成功のポイントを意識した展示方法を採用することが重要です。出展者とのコミュニケーションを大切にし、フォローアップを行うことで効果的な展示会参加ができます。​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

本記事で紹介したポイントや事例を参考に、展示会の企画を進めましょう。

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