簡単に設営できる展示会用品を紹介！迅速・効果的なブース作りのポイントを解説

展示会の設営は、基本的な知識とスケジュール管理、見た目のデザイン、安全管理、物流管理が必要です。準備が整えば、展示会がスムーズに進められ、来場者にとって心地よい印象を与えることができます。素早い撤収も重要なポイントなので、安全確保とともに綿密なプランニングをして、一層の成功を目指しましょう。

本記事では、展示会で設営をする際のポイントについて解説します。

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設営の基本知識

- 展示会の構成要素

展示会の構成要素は、以下のようになります。

1. ブース

展示会において、ブースは最も基本的な要素です。ブースは、出展企業の印象を与えるためにとても重要な役割を果たします。ブースは、パネルや看板などで構成されており、床にはカーペットが敷かれています。

 2. 展示品

展示品は、出展企業が実際に展示する製品やサービスです。展示品は、設営時にセットアップされ、展示期間中に展示されます。展示品の選択は、出展企業の印象や展示目的に合わせて行われます。

3. デモンストレーション

デモンストレーションは、展示品の実演や試用を伴った展示方法です。デモンストレーションは、出展企業が展示品の機能や性能を実証するために行うことが多く、展示会の中でも目を引く要素の一つとなります。

4. グッズやプロモーションアイテム

グッズやプロモーションアイテムは、出展企業が来場者に配布する宣伝物です。グッズやプロモーションアイテムは、ブースの印象を与えるのに役立ちます。グッズには、社名や製品の宣伝が印刷されたポスターやパンフレットがあります。

- 各構成要素の配置方法

展示会の設営には、ブースや展示物、受付・案内スペースなど、様々な要素が必要となります。それぞれの構成要素を適切に配置することが、見やすく効果的な展示会を作り上げるポイントとなります。

例えば、ブースの配置方法については、展示の目的や商品の特性によって変わってきます。同じ商品でも、新製品の場合は注目を集めるために前面に展示し、既存製品の場合は製品の説明をするスペースを設けて中心に置くといったように、展示する商品の特性に合わせた考慮が必要です。また、受付・案内スペースの場合は、会場の入り口や出口から近い場所に配置することで、来場者にとってわかりやすく使いやすい環境を作ることが大切です。

各構成要素の配置方法を決める際には、前もって会場のレイアウトを確認し、ブースの位置や形状、出入り口の位置、電源の場所などを把握することが必要です。また、設営に必要な道具や材料も確認し、予め準備しておくことが重要です。素早く正確な設営を行うためには、ツールボックスやクレーントラック、作業用のハンドツールなどの道具を備することが必要です。

展示会の設営では、各構成要素の配置方法を適切に把握して、安全かつ的確に作業を進めることが大切です。事前に計画を立て、経験豊富なスタッフを配置するなど、スムーズな設営と維持管理を行うことが重要です。

- 設営に必要な道具や材料

設営に必要な道具や材料は、展示会の大きさやテーマによって異なりますが、一般的には以下のようなものが必要です。

まずは、ブースのフレームやパネルを組み立てるための工具が必要です。この工具には、ドライバーやレンチ、プライヤーなどが含まれます。また、ブースの床や壁にはカーペットやパネルが使われることがありますので、それらを固定する道具や材料（釘や接着剤）も必要です。

次に必要なのは、電源や照明用の配線材料や接続器具です。これらは設営中に必要なので、事前に用意しておくことが重要です。 展示品やグッズのディスプレイに使われるディスプレイケースやスタンド、ハンガーラックなどのフィッティングも必要です。これらのアイテムは展示品のサイズや形状に合わせて選ぶことが必要です。

最後に、展示会期間中に必要なアイテムも忘れてはいけません。例えば、展示品のコピー用紙や書籍、飲料水や軽食などがそれにあたります。 これらの道具や材料は、展示会の目的に合わせて準備することが重要です。また、予め必要なものをリストアップしておくことがスムーズな設営につながります。

スケジュール管理

- 設営前日の準備作業

設営前日の準備作業には、いくつかの重要なタスクがあります。

まず、展示ブースの場所に到着したら、来場者が迷わないように出入り口の場所や案内板の配置などの準備をします。また、展示品やポスター、パンフレットなどの出し方も考える必要があります。

次に、展示ブース自体の構成やデザインをチェックし、必要な修正や追加を行います。特に、電源や照明、ボードの配置など、電気設備の確認作業を怠らないようにしましょう。 さらに、現地スタッフの勤務時間や役割分担を確認し、必要なツールや装備品を用意する必要があります。急なアクシデントに備え、応急処置キットや携帯ラジオなども用意しておくと安心です。

このように、展示会の開催前には、展示ブースのアイテムや設備を十分に確認し、スタッフの準備を整えることが大切です。こうした点をしっかりと把握し、計画的な準備を行っていくことが、スムーズに展示会を進めるための重要なポイントとなります。

- 設営当日のタイムスケジュール

設営当日のタイムスケジュールは、展示会が開催される前に必ず決定する必要があります。このタイムスケジュールには、各作業の開始・終了時刻や担当者、進捗状況の確認を含めた詳細なスケジュールが含まれます。

 まず、タイムスケジュールはブース設営に必要な作業を各担当者に分配し、それぞれの作業が予定通り進むように計画します。具体的には、壁面パネル・床面・照明・音響・家具などの設営に必要な作業を細かく分解し、必要な作業時間を算出します。 次に、タイムスケジュールには各作業開始時刻と終了時刻が含まれます。作業開始前には、必要な機材や資材が揃っているか、問題なく設営が進められるかを確認します。作業途中には作業の進捗状況を確認し、予定通り進んでいるかどうかを判断します。遅れが生じた場合には、スケジュールを再調整して、展示会開始までに設営を完了するように対応します。 要するに、展示会設営当日にはタイムスケジュールに従って作業を着実に進め、予定通りに完了するように努めることが重要です。このためには、各作業の時間配分や担当者の確認、進捗状況の確認などを行い、展示会開始までにきっちりと設営を完了させるようにすることが求められます。

- 展示会期間中のメンテナンス

展示会期間中のメンテナンスは、展示品やブースの状況を常に確認し、必要に応じて手入れや修理を行うことが重要です。展示品が汚れたり、破損したりすると、来場者に不快な印象を与え、ブランドイメージにも悪影響を与える可能性があります。そのため、以下のような対策を講じることが必要です。

まず、展示品の清掃作業を定期的に行うことが求められます。展示品についた指紋やホコリ、汚れを清掃することで、商品やサービスの魅力をより引き立てることができます。また、ブース全体の清掃も怠らず、地面や壁面、装飾アイテムなどもチェックし、きちんと手入れするようにしましょう。

さらに、展示品が破損や故障していた場合は、すぐに修理を行う必要があります。展示品に支障が生じていると、来場者に安全上の問題がある可能性があります。そのため、展示品の状態を監視し、問題が発生したら迅速に対応することが求められます。

また、急なトラブルに備えて予備の展示品やパーツを用意するなど、余裕を持った対応が必要です。

以上のようなメンテナンスを展示会期間中に行うことで、展示品とブースの美しさを維持し、来場者から好印象を与えることができます。また、安全面でも対応が適切であれば、問題を未然に防ぐことができます。展示会期間中は常に状況の変化を把握し、適切な対応を行うように心がけましょう。​​​​​​​

見た目のデザイン

- ブースの色使いやデザインのコツ

展示会の成功には、見た目のデザインが非常に重要です。ブースの色使いやデザインにはいくつかのコツがあります。

まずは、ブースに統一感を出すことが大切です。一貫した色使いやテーマを持って、展示物やディスプレイアイテムを配置しましょう。色使いは、企業のロゴやCIに合わせるのが基本ですが、訴求したいコンセプトに合わせて、配色を決めるのも良いでしょう。

また、ブースに入ってきた来場者に視線を誘導することも大切です。ディスプレイアイテムやグッズを配置する場所にも工夫が必要です。例えば、特にアピールしたい商品を目立たせるために、明るい色や光を使って、来場者の目を引くようにしましょう。

さらに、ブースの壁面も有効に使って、効果的なデザインを考えることができます。大きなロゴや商品のイメージ画像を展示することで、一目でブースのコンセプトを伝えることができます。 色使いやデザインについては、かっこいいや可愛いだけではなく、訴求したいテーマやコンセプトに合わせて、来場者に印象づけることが重要です。ブースの見た目をきれいに整えることで、来場者の興味を引き、ブースへのアプローチが生まれることも期待できます。

- グッズやディスプレイアイテムの配置方法

展示会のブースには、会社や商品をアピールするためのグッズやディスプレイアイテムが必要です。グッズとは、ポスターやパンフレット、キャップやノベルティグッズなどのことで、ディスプレイアイテムとは、商品の模型や実物大のポップなどのことを指します。これらのアイテムを効果的に配置することで、来場者の注意を引き、興味を持ってもらうことができます。

まず、グッズを配置する場合には、ディスプレイスペースを大きくとり、目立つ場所に配置することが大切です。ポスターやパンフレットは目の高さに設置することで、来場者が見やすくなります。また、キャップやノベルティグッズはテーブルや棚に並べて、手軽に取れるようにしましょう。

次に、ディスプレイアイテムを配置する場合には、商品の特徴や魅力を引き出すポイントを考え、アピールするためのディスプレイを心がけます。商品の模型を使う場合には、実物大に近いサイズで配置し、商品の色や質感を活かして魅力を引き出します。ポップなどを使う場合には、商品の説明だけでなく、来場者の目を引くおしゃれなデザインや写真を掲載することで、興味を持ってもらえる効果が期待できます。

展示会の見た目のデザインは、商品自体と同様に非常に重要な要素です。上手にグッズやディスプレイアイテムを配置することで、来場者の目を引き、効果的なアピールができるようにしましょう。

- 照明・音響設備の使い方

照明・音響設備は展示会の見た目だけでなく、来場者の体験や印象にも大きく影響します。

まず照明については、明るすぎず暗すぎず、展示品を引き立てる程度の照度が適切です。また、照明の色温度や角度を調整することで、ブースの雰囲気を演出することができます。

音響設備については、展示品の説明やプレゼンテーションを行う場合には適切な音量・クオリティを確保するようにしましょう。また、周囲の騒音や音の反響にも注意し、聞き取りやすい音声環境を作るようにします。加えて、音楽や効果音を使用することでブースのイメージをアップすることもできます。光や音を駆使して、来場者に印象的な体験を提供しましょう。

安全管理

- 火災・地震などの緊急事態への対処法

展示会設営には、火災や地震などの緊急事態に備えて十分な安全対策が必要です。以下に、緊急事態への対処法について２つの段落で述べていきます。

まず、火災への対策としては、火災報知器や消火器の設置、電源・ガスの遮断、緊急時の避難ルートの確保などが必要です。また、設営前には建物の消防法に基づく点検を受け、火災予防対策を行っておくことが望ましいです。万が一火災が発生した場合は、速やかに火災報知器を鳴らして、避難ルートに誘導することが大切です。また、消火器や消火栓を利用して、火災を初期段階で鎮火することを目指しましょう。

次に、地震への対策としては、設営前に建物の耐震性や安全性を確認しておくことが必要です。また、地震発生時の避難ルートや、危険物の保管場所を指定しておくことも重要です。地震が発生した場合は、まずは安全な場所に移動し、建物外へ避難するようにしましょう。建物内に残る場合は、机やテーブルの下に隠れて、落下物から身を守ることが大切です。また、地震が終わった後には、建物の検査や被害の確認を行い、必要に応じて避難するようにしましょう。 以上、火災や地震などの緊急事態への対処法について述べてきました。展示会設営においては、進んで安全対策に取り組み、来場者やスタッフの安全を確保することが大切です。

- 備品や機材の安全確保方法

展示会において、備品や機材は展示物の中心となるものです。そのため、備品や機材が盗難や破損といった問題に巻き込まれることがないように、その安全を確保することが重要です。

まず、展示ブース内に備品や機材を設置する場合、盗難や破損を防止するため、展示ブースには施錠できるロッカーや、鍵のかかるストレージスペースを設けることが望ましいです。また、資料や重要な機材は、できるだけ目につく場所に置くことで、監視することができます。

さらに、展示会場を離れる際には、備品や機材の運搬方法をしっかりと考え、輸送中に破損や紛失が起こらないように注意することが必要です。輸送時には、傷や破損が起こらないように、衝撃を和らげるためのクッション材を使用することが望ましいです。 さらに、展示会期間中は、展示ブースを常に監視することが重要です。常にスタッフがブース内にいることで、不正な行為を未然に防ぐことができます。

また、来場者に対しても、展示ブース内に入る前にバッグチェックなどのセキュリティチェックを実施することで、盗難や破損のリスクを減らすことができます。

以上のように、展示会において備品や機材の安全確保は、展示物の成功につながる重要なポイントです。しっかりと対策を講じることで、展示会でのトラブルを回避し、来場者に満足いただける展示を実現しましょう。

- 現地スタッフや来場者の安全対策

展示会の設営は、現地スタッフや来場者の安全を確保するために注意が必要です。ここでは、現地スタッフと来場者の安全対策について説明します。

まず、現地スタッフの安全対策について考えましょう。現地スタッフは、設営や撤収の作業中に怪我をする可能性があります。そこで、現地スタッフが安全に作業できるように、以下のことに気をつけましょう。

• 危険物の扱いに十分注意し、必要な手袋や作業服を着用する
• 重い機材や展示品は、２人以上で運搬する
• 機材や展示品の移動中は、周囲の状況に注意して進む
• 救急キットを近くに置くなど、緊急時の対応を準備する

次に、来場者の安全対策について考えましょう。来場者には、ブース内で転倒や事故が起こる可能性があります。そこで、来場者の安全に気を配りましょう。

• ブース内に看板や柵を設置し、来場者が展示品に触れたり転倒したりしないように注意喚起する
• 転倒しやすい箇所には、滑り止めの床材を敷くなど、転倒防止策を講じる
• 照明や音響設備を適切に設置し、来場者が安心して見学できる環境を整える

以上が、現地スタッフや来場者の安全対策についてのポイントです。設営前に、必ず安全についてのルールを確認し、事故や怪我の防止に取り組んでいきましょう。

物流管理

- 設営前の機材輸送方法

設営前の機材輸送は、展示会の成功において非常に重要な役割を担っています。機材を運搬する上で、万全な準備を整えることが必要です。

まず、機材輸送前には、機材や備品のリストを作成し、車両や人員の手配を行う必要があります。このリストには、機材や備品の種類、数量、サイズや重さ、搬入・設営場所などの情報を含めることで、スムーズな輸送が可能となります。

また、輸送中に損傷や紛失が起きないよう、機材を梱包する際には、クッション材やプチプチシート、ストレッチフィルムなどの適切な包装材を使用します。さらに、機材の劣化や故障を防止するため、輸送前に点検やメンテナンスを行うことも大切です。 機材輸送は、展示会の現場で厳しいスケジュールに追われることが多いため、機材の運送会社やドライバーと十分なコミュニケーションを取り、スムーズな配達ができるようにすることが重要です。また、機材の到着後は、展示会場内での搬入作業に備え、必要な手段や人員を用意し、安全に設営作業を進めるようにしましょう。

- 展示品の運搬・配置方法

展示品の運搬・配置方法については、以下のような点に注意する必要があります。

1. 運搬前の確認 展示品を運ぶ前には、必ず梱包状態を確認しましょう。梱包に不備があれば、展示品が傷つく原因になります。
2. 運搬方法 運搬方法には、手で持って運ぶ方法と、キャスター付きのカートを使って運ぶ方法があります。重たい展示品や大量の展示品を運ぶ場合は、カートを使って運ぶ方が効率的です。
3. 展示品の配置 展示品の配置には、重さや形状、デザインなどによって適した方法があります。重い展示品は、床に直接置くよりも、テーブル上や棚の上に置く方が安定して配置できます。また、展示品同士の距離や高さ、角度などにも配慮し、統一感のあるデザインを心がけましょう。
4. 展示品のセキュリティ 展示品によっては、盗難のリスクがあるためセキュリティにも注意が必要です。例えば、高価な商品は鎖や鍵を使って固定し、展示品の監視をするスタッフを配置するなどの対策が必要です。
5. 撤収後の運搬 展示会終了後、展示品を撤収する際には、適切に梱包して運搬しましょう。また、運搬先の物流会社との連絡を事前に取り、返却日時や運搬費用などの手続きを整えておくことが必要です。

- 展示終了後の素早い撤収方法

展示終了後の撤収作業は、展示会が無事に終了するために非常に重要な作業です。撤収作業が遅れると、会場内の混乱やトラブルが起こりやすくなります。そのため、展示終了時には素早く効率的に撤収を行うことが求められます。

まず、撤収作業は展示期間中に行うことができる限りの前準備をしておくことでスムーズに進めることができます。例えば、展示品や備品を組み立てる際に使ったツールや材料をまとめ、一箇所に集めておくことで素早い片付けができます。

また、当日の撤収作業では、撤収エリアを分け、それぞれのエリアに担当者を配置することが重要です。例えば、備品や機材を集めるエリアや、ブースを分解して運び出すエリアなどを分けてそれぞれの担当者が必要な作業を行います。

さらに、撤収作業をスムーズに進めるために、運搬用のラックや手押し車、トラックなどを用意しておくことが重要です。特に大型の展示品や備品などは、効率的に運ぶために、専用の機材が必要になる場合があります。

以上のように、展示終了後の素早い撤収作業は、前準備や適切な担当者配置、効率的な機材の使用などが求められます。事前に考えて計画的に準備しておくことで、スムーズに撤収を行い、トラブルや混乱を最小限に抑えることができます。

まとめ

展示会の成功には、設営の段取りが不可欠です。基本的な知識、スケジュール管理、見た目のデザイン、安全管理、物流管理の全てがうまく調和されることで、効果的な展示会を実現できます。経験豊富なプロの手を借りたり、細かな点を見逃さないようにすることが大切です。展示会は、企業や団体について多くの人に知ってもらうための一大イベントであるため、準備段階から細心の注意を払い、成功をおさめることが重要です。

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​本記事で紹介したポイントや事例を参考に、展示会の出展計画を進めましょう。

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