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展示会準備のスケジュール
展示会準備のスケジュールを、以下の時期ごとに分けて紹介します。
展示会準備のスケジュール
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順に見ていきましょう。
半年～4ヵ月前
半年前から4ヵ月前におこなう準備は以下のとおりです。
半年～4ヵ月前
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それぞれ紹介します。
1.目的や目標を定める
展示会に出展する際は、出展する目的と達成したい目標の設定が重要です。
目的や目標を曖昧にしたまま準備を進めてしまうと、展示会に出展してどのような成果が得られたのか、評価できません。
例えば、目的としては「新規リードを獲得する」「ブランドの認知度を向上させる」などが考えられます。
この目的に対して、以下のように数値目標も設定します。
- ・新規リードを100件獲得する
- ・ブースへの訪問者数を500人にする
具体的な目標を設定すると、展示会の終了後に達成度を測定でき、次回の出展に活かせます。
目的や目標によって、出展する展示会やブースのデザイン、配布する販促物の内容などが変わるため、準備の最初で決定しましょう。
2.参加する展示会を決める
出展の意思が固まったら、参加する展示会を選んで予約をします。
展示会を選定するときは、設定した目的を達成できる展示会かどうかを検討しましょう。
例えば、ブランドの認知度アップを目的とするなら、規模の小さい展示会よりも来場者数の多い展示会が適しています。
目的と合っているかだけでなく、交通アクセスや出展料、会期なども比較したうえで展示会を選ぶと、予算オーバーなどを避けられます。
なお、早期に出展を申し込むと出展料の割引を受けられる場合があるため、できるだけ早めに予約するのがおすすめです。
3.出展までのスケジュールを策定する
展示会の開催日から逆算して、いつまでに何をするか、スケジュールの策定も必要です。
特に、外部へ発注するものがある場合は、直前に依頼しても対応してもらえない場合があるので、スケジュールを決めて計画的に依頼しましょう。
ToDoリストやガントチャートのようなツールを使うと、いつまでに何をおこなうべきかがわかりやすく、進捗を簡単に把握できます。
もし、スケジュール感がまったくわからない場合は、後述する「展示会準備のチェックリスト」を参考にしてください。
4.出展にかかる予算を把握する
予算を把握し、何にどれくらいの費用を使うかを決めます。
内訳を決めないと、予算が不足し予定していた施策を実施できなくなる恐れがあるためです。
まずは、以下のように必要な費用を洗い出しましょう。
- ・展示会の出展料
- ・ブースの製作費
- ・配布する販促物の作成費
- ・当日対応するスタッフの人件費
費用を洗い出せたら金額を当てはめて、予算内に収まるよう調整します。
もし、ブースの装飾や販促物の製作を外部に依頼するなら、複数の会社から見積もりを取りましょう。
より具体的な金額がわかり、予算をオーバーしないか確認しやすくなります。
なお、出展費用を抑えるコツに関しては、以下の記事もあわせてご覧ください。
3ヵ月前
3ヵ月前におこなう準備は、以下のとおりです。
3ヵ月前
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順に紹介します。
1.ブース製作会社を決める
ブース製作を依頼する際は、できるだけ早い段階で製作会社に発注するのがおすすめです。
以下のとおり、ブースづくりは複数の工程を踏みます。
- 打ち合わせ
- デザイン制作
- デザインの修正依頼
- 印刷
そのため、展示会の3ヶ月前に余裕をもって発注を済ませておくと安心です。
打ち合わせでは、自社の商品やサービス、出展の目的などを製作会社へ共有します。
共有した情報をもとに、製作会社がどのようなデザインのブースがいいかを提案する、といったように徐々に製作が進みます。
ブースづくりに時間をかけるためにも、直前の依頼は避けましょう。
もし魅力的なブースのデザインを知りたいなら、以下でも詳しく解説していますので、ご一読ください。
2.配布する販促物の製作を進める
ブースの製作と並行して、来場者へ配布するパンフレットやノベルティなど販促物の準備も進めます。
販促物とブースのデザインをそろえて統一感を出すため、可能ならブース製作を依頼した会社に販促物の作成も発注するのがおすすめです。
もし予算に余裕がないなら、チラシなどの印刷物であれば自社での製作を検討するのも方法の1つです。
効果的な販促物については、以下で紹介しています。
3.備品の手配をする
展示会で使用する備品の手配も必要です。
開催の直前に備品を用意しようとしても、在庫がないなど急に調達できない場合があるので、3ヵ月前に手配しましょう。
手配すべき備品は多岐にわたりますが、代表的なものとして以下が挙げられます。
- ・机や椅子
- ・照明
- ・ディスプレイ
- ・プロジェクター
- ・スクリーン など
なお、会場側で備品が用意されている場合もあるので、まずは確認するのがおすすめです。
会場にも社内にも用意がないなら、購入するか、ブースの製作会社などでレンタルできる場合があります。
ブース製作を発注する際、備品を借りられるか聞いてみましょう。
2ヵ月前
2ヵ月前に実施する準備は、以下のとおりです。
2ヵ月前
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それぞれ解説します。
1.スタッフの役割を分担する
当日の運営をスムーズにするため、事前にスタッフの役割を分担します。
スタッフの役割としては、主に以下のとおりです。
- ・来場者の呼び込み
- ・商品やサービスの説明
- ・顧客との商談
役割を分担した結果、社内の人材だけではスタッフが足りない場合、外部で運営スタッフを募集するといった対応が必要です。
また、役割ごとにマニュアルを作成し、当日までにトークスクリプト（台本）の練習をしてもらいましょう。
呼び込みを成功させるポイントは、以下の記事で紹介していますので、あわせてご一読ください。
2.出展の告知をして集客する
ブースへ集客するには、SNSやメルマガなどで告知するのがおすすめです。
出展したからといって、自然とブースへ人が集まるわけではないので、前もって告知を実施しましょう。
ただし、一度の告知で、すべてのフォロワーやメルマガの登録者が内容を目にするわけではありません。
また、告知を読んだ人であっても、内容を忘れている恐れがあります。
そのため、開催の2ヵ月前・1ヵ月前・1週間前・前日のように、複数回に分けて出展をアピールしましょう。
なお、投稿やメールには、来場予約ができるURLを記載すると、当日どれくらいの来場者が見込まれるかを予測できます。
集客のアイデアでお悩みの場合は、以下の記事もあわせてお読みください。
1ヵ月前～前日
1ヵ月前から前日にかけて実施する準備は、以下のとおりです。
1ヵ月前～前日
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順番に解説します。
1.手配した物の数や内容を確認する
パンフレット・ノベルティ・名刺・アンケート用紙などの配布物は「想定した数がそろっているか」「印刷ミスがないか」などを、届き次第すぐに確認します。
展示会の前日や当日に、配布物の不足や印刷ミスが判明しても、対応が間に合わない恐れがあるからです。
早めに確認すると、万が一数や内容に問題があっても余裕をもって対応でき、焦ることなく開催日を迎えられます。
2.当日の動きについてスタッフと認識を合わせる
開催日が近づいてきたら、運営スタッフの動きやマニュアルに変更点がないかを確かめ、認識をすり合わせましょう。
準備を進めるなかでブースのレイアウトが変わるなど、当初の予定から変更が発生している場合があります。
その場合、スタッフ間で情報の共有に漏れがあると、当日に混乱が生じる恐れがあるため、認識にずれがないか確かめるのがおすすめです。
可能であれば接客のリハーサルをおこない、来場者への対応フローを実際に確認すると、よりスムーズな運営につながります。
3.ブースを設営し微調整する
展示会の前日や当日は、ブースや機材の搬入スケジュールに沿って設営を進めます。
ブースの施工を製作会社に依頼している場合は、施工が完了したら、想定どおりに仕上がっているか確認が必要です。
施工後は、パネルや什器・機材などを配置し、照明や配線の最終チェックをおこないます。
このとき、来場者の視点に立ってさまざまな角度からブースの見映えを確かめ、ロゴやサインの位置・展示物のレイアウトなどを調整しましょう。
開催後は来場者が訪れて、ブース内のものを動かすのが難しい場合があるため、最後に微調整するのがおすすめです。
展示会準備のチェックリスト
ここまで紹介した展示会で準備すべき内容を、チェックリストにまとめました。
| ▼半年～4ヵ月前 □展示会に出展する目的・目標を決める □展示会への出展予約をする □準備のToDoリストやガントチャートを作成する □必要な費用を洗い出す ▼3ヵ月前 □ブースづくりを製作会社へ依頼する □チラシなどの印刷物やノベルティ制作を依頼する □備品や什器の手配をおこなう （会場で手配できる場合もあるので要確認） ▼2ヵ月前 □スタッフの当日の役割分担を決める □スタッフの役割ごとにマニュアルを作成する □SNSで出展の告知を投稿する □メールで出展の告知を送信する ▼1ヵ月前～前日 □発注したもの（ブースや販促物など）の納品状態（デザインや数などが依頼内容と合っているか）を確かめる □当日の動きについてスタッフと認識を合わせる □ブースや機材の搬入・設営スケジュールを最終確認する □機材の状態や配線を確認する □ブースのレイアウトを微調整する |
上記のチェックリストは、ExcelとGoogleスプレッドシートでダウンロードしていただけます。
- ・展示会準備チェックリスト（Excel）
- ・展示会準備チェックリスト（Googleスプレッドシート）
※Googleスプレッドシートはコピーして使用してください。
上記をベースに、必要があれば追記をしながら、チェックリストに沿って準備を進めましょう。
展示会の準備をするときの3つのコツ
展示会の準備をするときのコツとして、以下の3つを紹介します。
展示会の準備をするときの3つのコツ
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1つずつ見ていきましょう。
1.目的とターゲットを定める
展示会を成功させるには、まず「何を達成したいのか」という目的を明確にすることが重要です。
出展を目的にすると、展示会に参加しただけで終わってしまい、狙っていた成果が得られない恐れがあります。
目的が定まったら、どのような人にアプローチしたいのか、ターゲットを定めます。
目的やターゲットの例は、以下のとおりです。
- ・目的：新規リードを100件獲得する
- ・ターゲット：システム開発会社でグループリーダーを務めるエンジニア
目的やターゲットを定めると「リード獲得のため名刺を多めに用意する」「部下の指導に悩む人向けのキャッチコピーにする」など、今後の施策を考えやすくなります。
2.スタッフ全員と出展の目的を共有する
スタッフ全員と出展の目的を共有しておくと、関係者が同じ方向を向いて準備や運営ができます。
そのためには、ミーティングを開催して以下を実施しましょう。
- ・出展の目的とKPIを全員に説明する
- ・それぞれの役割分担とトークスクリプトを共有する
- ・マニュアルの読み合わせ・ロールプレイの実施・スタッフからの質問に回答するなど、認識のずれをなくす
また、普段使っているチャットツールで展示会専用チャットルームを作成すると、進捗状況の確認や情報の管理がしやすく、連絡漏れを減らせます。
3.フォローアップの準備もしておく
来場者へのフォローアップ体制を事前に整えておくのも、コツの1つです。
フォローアップは、来場者の記憶が新鮮なうちに実施するのが理想です。
展示会が終わってからフォローアップの方法を検討し始めると、来場者の記憶が薄れてしまい、自社の印象が残りにくくなる恐れがあります。
基本的なフォローアップとしては、お礼メールの送付が挙げられます。
来場者の状況に合わせたメッセージを送れるよう、メールの文面をいくつかのパターン別に作成しておきましょう。
例えば、以下のようなパターンが考えられます。
- ・来場のお礼を伝えるメール
- ・ブースで案内した資料の送付を兼ねたメール
- ・すでに取引のある既存顧客へ向けたメール
展示会後すぐにフォローアップができるよう、事前に準備するのがおすすめです。
出展後におこなう施策については、以下の記事もあわせてご覧ください。
展示会の準備を進めるなら「はじめての展示会」
もし展示会の準備で何から手をつけていいのかわからないなら、展示会ブースパッケージ「はじめての展示会」をおすすめします。
ブースを出展するには、デザインや装飾、使う什器や販促物を考えるなど、時間や手間がかかるものです。
「はじめての展示会」であれば、3つのプランから予算や出展の規模に適したパッケージを選ぶだけで、出展の準備がすぐに完了します。
各パッケージには展示会のプロが選んだ出展に必要なアイテムが含まれており、準備の手間を減らせます。
アイテムを変更したい場合や追加したい場合にも対応可能です。
準備の時間が足りない場合や予算に余裕がない場合の相談も可能なので、以下よりお気軽にお問い合わせください。
計画的に展示会の準備を進めよう
展示会の準備は多岐にわたり、計画的に進めることが成功のポイントです。
できるだけ早めに準備を進めるのが望ましく、半年前には参加する展示会を決めている状態が理想です。
紹介したスケジュールやチェックリストをもとに、余裕をもって準備を進めましょう。
もし、準備するものが多くて何から手をつけて良いかわからない場合は、展示会ブースパッケージ「はじめての展示会」がおすすめです。
「ミニマム4点パック」「スタンダード7点パック」「ボリューム10点パック」から1つ選ぶだけで、準備を簡単に終えられます。
出展が初めて・慣れていないといった場合でも、展示会のプロがサポートしますので、以下よりお気軽に問い合わせください。
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